Dokumente in KanBo
In diesem Artikel:
Überblick
Die Arbeit mit KanBo basiert auf der Verwendung von Karten. Die Karten enthalten alle Informationen, die zur Erledigung der Aufgabe erforderlich sind. Daher können Sie auch Dateien an Karten anhängen und sogar Dokumente über diese erstellen. Alle Dateien, die auf Karten angezeigt werden, sind Kartendokumente.
Benutzer können neue Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente direkt aus einer Karte erstellen und sie offen lassen, damit andere Kollegen Änderungen vornehmen können. KanBo enthält leistungsstarke Dokumentenverwaltungsfunktionen, die nicht nur bei der Organisation von Dateien helfen, sondern auch eine nahtlose gemeinsame Dokumenterstellung unterstützen.
Wenn Sie ein Dokument auf einer Karte hochladen oder erstellen, wird es in Echtzeit in der Unternehmensbibliothek angezeigt. Sie können genau entscheiden, wo Sie diese Dateien speichern möchten.
Kartendokumente können organisiert werden mit:
Dokumentengruppen – Container zum Sammeln von Dokumenten in Karten
Dokumentenordner – Verweisen Sie auf vorhandene Ordner auf der externen Plattform
Jede Datei, die auf einer Karte angezeigt wird, wird gleichzeitig in der Dokumentbibliothek angezeigt, die in den Bereichsdokumenten sichtbar ist. Benutzer können ihre Dokumente auch auf Speicherebene verwalten, indem sie Ordner erstellen und Dateien aus ihrem lokalen Speicher hochladen.
Space haben ihren Ursprung in der zugeordneten externen Dokumentbibliothek. Auf diese Weise können Sie beim Bearbeiten einer Datei sicher sein, dass Sie mit der einzigen Version des Dokuments arbeiten, unabhängig davon, welches Tool Sie verwenden – KanBo, SharePoint oder Microsoft Teams.
Benutzer können mithilfe von KanBo wie Dokumentvorlagen und automatischer Dokumentordnerdefinition eine Unternehmensdokumentenbibliothek erstellen.
Gemeinsame Dokumenterstellung
KanBo unterstützt die Zusammenarbeit in Echtzeit, so dass mehrere Benutzer gleichzeitig an derselben Quelldatei arbeiten können. Die Änderungen werden sofort an allen Stellen in KanBo angezeigt, an denen das Dokument vorhanden ist, sodass jeder Zugriff auf die aktuellste Version hat. Benutzer können Dokumente direkt in ihrem Browser oder in einer Office-Anwendung bearbeiten.
Die dokumentenorientierten Funktionen von KanBo helfen Anwendern, ihre Ressourcen zu zentralisieren und den Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen oder Plattformen zu reduzieren.
Dokumentenquellen
Die Dokumentquelle ist eine wichtige Funktion, mit der Dokumente in KanBo verknüpft und organisiert werden. Benutzer können Dokumente aus verschiedenen Quellen, wie z. B. SharePoint, direkt mit Karten verknüpfen. Dies führt zu einer einfacheren Zusammenarbeit, einer besseren Versionskontrolle und Transparenz.
Diese Funktion zentralisiert nicht nur alle projektbezogenen Dokumente, sondern reduziert auch das Risiko von Datenduplizierung und Fragmentierung über verschiedene Systeme hinweg.
Erfahren Sie mehr über Dokumentquellen.
Dokumentvorlagen
Dokumentvorlagen sind in KanBo integriert. Dabei handelt es sich um Dateien, die Sie mit KanBo verbinden und direkt von der Karte aus verwenden können, um neue Dokumente zu erstellen. Zu den Vorteilen dieses Prozesses gehören Zeitersparnis, Konsistenz in der Gestaltung, effiziente Zusammenarbeit und Qualitätsverbesserung der Unternehmenskommunikation.
Zusammen mit der Definition des Dokumentordners und den Kartenvorlagen können Sie die Struktur der Dokumentbibliothek des Unternehmens erstellen. KanBo ermöglicht es Ihnen, komplexe Repositories zu entwickeln. Sie können Dokumente direkt von der Kartenebene aus erstellen und sicher sein, dass sie sich an der richtigen Stelle befinden.
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