Integrieren von Arbeitsbereichen in Microsoft Teams
In diesem Artikel:
Überblick
KanBo ist hochgradig in Microsoft 365 integriert und stützt sich auf dessen Barrierefreiheitssystem. Arbeitsbereiche in KanBo entsprechen Gruppen in M365. Durch die Benotung des Zugriffs über die KanBo beeinflussen wir nicht nur die Sichtbarkeit von KanBo für Benutzer, sondern schränken auch den Zugriff auf die Unternehmensdokumente ein, die Teil der Microsoft 365-Plattform sind.
Jede M365-Gruppe verfügt über eine eigene Dokumentbibliothek auf der SharePoint-Website. Daher werden Dateien, die in KanBo angezeigt werden, automatisch in ihren jeweiligen SharePoint-Bibliotheken gespeichert.
Als Ergebnis dieser Integration werden alle Änderungen, die an einem bearbeitbaren Dokument, wie z. B. Word, vorgenommen werden, sofort in jeder KanBo aktualisiert, die dieses Dokument enthält.
KanBo nutzt die Vorteile des Barrierefreiheitssystems von Microsoft 365, insbesondere die Integration mit Microsoft Teams und SharePoint:
- SharePoint: Alle Dokumente, die in KanBo angezeigt werden, haben ihren Ursprung in den entsprechenden SharePoint-Bibliotheken, wodurch ein eingeschränkter Zugriff für KanBo gewährleistet ist.
- Microsoft Teams: KanBo entsprechen den MS Teams-Kanälen, in denen Sie auch Benutzer und Dokumente verwalten können.
Arbeitsbereiche können auch in MS Teams integriert werden. Arbeitsbereiche entsprechen Teams in Microsoft Team. Auf der nächsten Ebene befinden sich Leerzeichen, die den Kanälen entsprechen. Das bedeutet, dass der Beitritt zu einem bestimmten Team oder Kanal mit dem Beitritt zum entsprechenden Arbeitsbereich oder Bereich in KanBo identisch ist.
Darüber hinaus wird das Hinzufügen einer Datei zu einem Kanal im entsprechenden KanBo widergespiegelt. Dokumente, die in KanBo erstellt wurden, werden auch in Teams und SharePoint angezeigt, wobei die oben genannten Barrierefreiheitsregeln eingehalten werden.
Beispiel: Wenn ein Arbeitsbereich mit Microsoft Teams verbunden ist, können Sie ihn in den Arbeitsbereichseinstellungen mit einem direkten Link zu seiner Microsoft-Entität sehen.
Beispiele für diese Integration finden Sie im Video-Tutorial – Create a Space to Work.
Integrationsoptionen für Microsoft Teams
Beim Erstellen eines Arbeitsbereichs stehen drei Optionen zur Auswahl, die die Integration mit Microsoft Teams betreffen. Im Folgenden werden wir die Auswirkungen der Auswahl der einzelnen Fälle analysieren.
Wir können einen Arbeitsbereich ohne Microsoft Teams-Verbindung erstellen, oder wir können einen Arbeitsbereich erstellen, der mit einer neuen oder vorhandenen Microsoft 365-Gruppe und einem Microsoft-Team verbunden ist.
Erstellen einer M365-Gruppe ohne Team
Die erste Option besteht darin, eine neue Microsoft 365-Gruppe zu erstellen, ohne sie mit Microsoft Teams zu verbinden. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird für den Arbeitsbereich eine SharePoint-Dokumentbibliothek erstellt, aber es gibt kein Team in MS Teams.
Was sind die Grenzen dieser Entscheidung?
Für öffentliche und organisationsweite Arbeitsbereichstypen muss KanBo mit Microsoft Teams verbunden sein. Ohne eine solche Integration ist es nicht möglich, sie zu erstellen.
Darüber hinaus muss Ihr Arbeitsbereich über eine solche Verbindung verfügen, um einen privaten oder freigegebenen Bereichstyp zu erstellen. Sie können keinen Bereich erstellen, der eine MS Teams-Verbindung in einem Arbeitsbereich erfordert, der nicht in MS Teams integriert ist.
Erstellen einer M365-Gruppe mit einem Team
Die zweite Möglichkeit besteht darin, eine neue Microsoft 365-Gruppe zu erstellen und diese mit Microsoft Teams zu verbinden. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird für den Arbeitsbereich eine SharePoint-Dokumentbibliothek sowie ein Team in MS Teams erstellt.
Wenn MS Teams-Benutzer Teams oder Kanälen beitreten, treten sie daher auch den entsprechenden Arbeitsbereichen und Bereichen bei. In einer solchen Anordnung ist es möglich, Dokumente zwischen KanBo und MS Teams zu teilen, da SharePoint die gemeinsame Basis für beide ist.
Wenn Sie eine solche Verbindung in einem Arbeitsbereich verwenden, können Sie später alle Bereichstypen darin erstellen: Standard, Privat und Freigegeben.
Anhängen eines neuen Arbeitsbereichs an eine vorhandene M365-Gruppe / MS Team
Die dritte Möglichkeit besteht darin, einen neuen Arbeitsbereich zu erstellen und diesen an eine bestehende Microsoft 365 Gruppe / MS Teams Team anzuhängen. Ein solcher Arbeitsbereich erhält die Integration mit SharePoint und MS Teams, genau wie das Erstellen einer neuen Gruppe, die mit Teams verbunden ist.
Wenn die vorhandene Gruppe / das Team Benutzer hat, werden diese automatisch zum Arbeitsbereich in KanBo hinzugefügt. Gleiches gilt für Dokumente, die in der Gruppe / im Team geteilt werden.
So fügen Sie eine vorhandene M365-Gruppe / MS Teams-Team an den neu erstellten Arbeitsbereich an:
- Wählen Sie beim Erstellen eines Arbeitsbereichs im Schritt Verbinden mit Microsoft Teams die dritte Option aus, geben Sie den Namen der Gruppe /des Teams ein, und bestätigen Sie dann Ihre Auswahl.
Sie können nur die Gruppe / das Team auswählen:
- Sie sind der Eigentümer von ihnen
- noch nicht an einen Arbeitsbereich angehängt wurden
So bestätigen Sie, dass Sie ein Gruppenbesitzer sind:
- Öffnen Sie die SharePoint-Bibliothek (Sie können die
Option „Gehe zu Quelle“ in Space-Dokumenten verwenden). - Gehen Sie in der oberen rechten Ecke der Gruppe zu Mitglieder.
- Suchen Sie sich in einer Liste wieder, und sehen Sie sich die Zugriffsebene unter Ihrem Benutzernamen an.
Option „Gehe zu Quelle“ in Space-Dokumenten verwenden).
So bestätigen Sie, dass Sie ein Teambesitzer sind:
- Öffnen Sie Microsoft Teams.
- Wechseln Sie in der linken Seitenleiste zu Teams.
- Wechseln Sie im ausgewählten Team zu Mehr (das Drei-Punkte-Menü), und wählen Sie dann Benutzer verwalten aus.
- Erweitern Sie die Kategorie Besitzer , um zu sehen, ob Sie dazugehören.
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