Dokumentvorlagen

In diesem Artikel:

Überblick

Eine Dokumentvorlage ist eine Datei, die Sie mit KanBo verbinden und direkt von der Karte aus als Grundlage für die Erstellung neuer Dokumente verwenden können.

Die Vorteile der Verwendung von Dokumentvorlagen gehen weit über die Zeitersparnis hinaus:

  • Konsistenz: Die Verwendung von Vorlagen kann dazu beitragen, dass alle Dokumente ein einheitliches Erscheinungsbild haben, was das professionelle Image des Unternehmens verbessern kann.
  • Effizienz: Sie können Zeit und Mühe sparen, indem Sie einen Ausgangspunkt für neue Dokumente bereitstellen, sodass Sie gängige Formatierungs- und Layoutelemente nicht jedes Mal von Grund auf neu erstellen müssen.
  • Branding: Dokumente können Logos, Farben und andere Branding-Elemente enthalten, die dazu beitragen, die Markenidentität des Unternehmens zu stärken.
  • Zusammenarbeit: Vorlagen erleichtern es mehreren Personen, an demselben Dokument zu arbeiten. Sie bieten eine klare Struktur und können so eingerichtet werden, dass sie Revisionsverfolgung und andere Tools für die Zusammenarbeit enthalten.
  • Qualität: Sie können dazu beitragen, dass Dokumente gut organisiert und leicht zu lesen sind. Dies ist eine großartige Möglichkeit, die Gesamtqualität der Unternehmenskommunikation zu verbessern.

Indem Sie Ihre Unternehmensdokumentenbibliothek mit KanBo verbinden, können Sie Benutzern einen einfachen Zugriff auf ausgewählte Dateien ermöglichen.

Document templates in KanBo work coordination platform theoretical scheme

Beispiel: Diagramm, das die Verwendung von Dokumentvorlagen in Karten zeigt. Mit verschiedenen Arten von Dokumentvorlagen, die mit dem Bereich verbunden sind, können Benutzer neue Dokumente in Karten erstellen.

Zum besseren Verständnis dieser Funktion verwenden wir das folgende Beispiel. Wir haben drei Arten von Dokumentvorlagen, die mit dem Space verknüpft sind. Wir müssen eine Präsentation erstellen, die auf der Unternehmensvorlage basiert.

Document templates in KanBo work coordination platform scheme

Beispiel: Die 2023.pptx Datei für die Social-Media-Marketingstrategie wurde auf der Grundlage der vorhandenen Dokumentvorlage Presentation.pptx des Unternehmens erstellt.

Sie können auch das Problem der mehreren Versionen derselben Datei vergessen. In Ihrer Bibliothek wird nur eine Quelldokumentvorlage gespeichert. Alle Änderungen am Inhalt werden automatisch in KanBo widergespiegelt. Wenn Sie also ein darauf basierendes Dokument erstellen möchten, erhalten Sie immer die neueste Version.

Es gibt 4 Schritte, die Ihnen die Arbeit erleichtern:

  1. Vorbereiten eines Quellordners = Erstellen einer Bibliothek mit Dokumentvorlagen
  2. Registrieren Sie die Quelle in KanBo = fügen Sie einen Link zum Dateiverzeichnis hinzu
  3. Fügen Sie die Quelle zum Bereich hinzu = wählen Sie einen Katalog von Vorlagen für den Bereich aus
  4. Erstellen Sie neue Dokumente mit Vorlagen = erstellen Sie Dateien basierend auf vorgefertigten Vorlagen

Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen, um den gesamten Vorgang abzuschließen.

Erstellen Sie Kartenvorlagen mit vorbereiteten Dokumentvorlagen. Sie können den Dokumentenzugriff für bestimmte Abteilungen und Mitarbeiter freigeben. Lesen Sie unseren Leitfaden zum Arbeiten mit Kartenvorlagen.

1. Vorbereiten von Dokumentvorlagenquellen

Alle Dokumentvorlagen, die Sie für einen Space benötigen, sollten in einem Ordner abgelegt werden. Natürlich kann es viele Unterordner mit vielen Dateien geben, aber das Wichtigste ist der Hauptordner – die Quelle. Sie müssen es mit KanBo verbinden. Wir empfehlen die Verwendung von SharePoint für diesen Zweck.

Beispiel: Hier sehen Sie sieben Ordner. Jeder von ihnen wurde für eine andere Abteilung des Unternehmens und die entsprechenden Spaces vorbereitet. Es ist durchaus möglich, dass Sie bereits über eine Dateibibliothek verfügen, in diesem Fall können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

2. Registrieren von Dokumentvorlagenquellen in KanBo

Verbinden Sie zunächst die Quellordner mit KanBo. Dann können Sie sie dem Bereich und damit der Karte hinzufügen. Sehen Sie, wie es in ein paar einfachen Schritten geht.

Nur Benutzer mit der Rolle Dokumentquellen können Dokumentvorlagenquellen zu KanBo hinzufügen.

So registrieren Sie eine Dokumentvorlagenquelle in KanBo:

  1. Öffnen Sie KanBo.
  2. Wechseln Sie in der Seitenleiste zu Ihrem Avatar und wählen Sie dann Einstellungen > Dokumentvorlagenquellen aus.
  3. Wählen Sie die Schaltfläche + Hinzufügen aus.
  4. Geben Sie den Namen ein, und fügen Sie einen Link zur Dokumentvorlagenbibliothek ein (verwenden Sie SharePoint).

Beachten Sie, dass es sich um einen Link zu einem SharePoint-Ordner handeln muss, nicht um eine ganze Gruppe.

  1. Wählen Sie zur Bestätigung Hinzufügen aus.

Wenn Sie viele Vorlagen für verschiedene Space haben, empfehlen wir, jeden Ordner separat hinzuzufügen.

3. Hinzufügen von Dokumentvorlagenquellen zu Bereichen

Nur Spaceeigentümer können Dokumentquellen zu Spaces hinzufügen.

Zunächst muss die Quelle der Dokumentvorlage in KanBo registriert werden.

So fügen Sie eine Dokumentvorlagenquelle zu einem Bereich hinzu:

  1. Öffnen Sie den Space.
  2. Wechseln Sie in der oberen Leerzeichenleiste zu Mehr (das Drei-Punkte-Menü), und wählen Sie dann Einstellungen > Dokumentvorlagenquellen aus.

Hier sind alle Dokumentquellen, die bereits mit dem Space verbunden sind.

  1. Wählen Sie + Hinzufügen aus.
  2. Wählen Sie die Dokumentvorlagenquellen aus, die Sie dem Space hinzufügen möchten, und bestätigen Sie Ihre Auswahl dann mit der Schaltfläche + Ausgewählte hinzufügen .

4. Erstellen von Dokumenten auf Basis von Vorlagen

So erstellen Sie schließlich Kartendokumente mit der Dokumentvorlage:

  1. Öffnen Sie den Space.
  2. Öffnen Sie eine Karte.
  3. Wählen Sie im Abschnitt Kartenelemente die Option + Element > hinzufügen Dokument > Neues Dokument aus Vorlage hinzufügen aus.
  4. Wählen Sie die Dokumentvorlage aus (verwenden Sie Breadcrumbs für die Navigation).
  1. Geben Sie einen Namen für das Dokument ein, das mit dieser Vorlage erstellt wurde.
  2. Wählen Sie Hinzufügen aus.

Ein neues Dokument wird auf der Karte angezeigt. Wie Sie sehen, handelt es sich hierbei nicht um eine leere Datei, sondern um eine gebrauchsfertige Vorlage eines Unternehmensdokuments.

Häufig gestellte Fragen

Eine Dokumentvorlage ist eine Datei, die mit KanBo verbunden und direkt von einer Karte aus verwendet werden kann, um neue Dokumente zu erstellen.

Ja, Sie können den Dokumentenzugriff für bestimmte Bereiche = Bereichsbenutzer freigeben. Dies erleichtert die Verwaltung, wer Zugriff auf bestimmte Dokumente hat.

Alle Dokumentvorlagen sollten in einem Ordner abgelegt werden, der Unterordner haben kann. Dieser Quellordner sollte mit KanBo verbunden werden, vorzugsweise über SharePoint.

War dieser Beitrag hilfreich?

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie weitere Fragen haben.