Ordnerdefinition in Kartenvorlagen

In diesem Artikel:

Überblick

Die Definition von Dokumentordnern in einer Kartenvorlage ist eine Funktion, mit der während der Kartenerstellung automatisch neue Ordner erstellt werden können. Wann immer Sie die Anforderung haben, dass alle Dokumente , die auf einer Karte enthalten sind, getrennt von Dokumenten gespeichert werden sollen, die auf anderen Karten enthalten sind, dann ist diese Funktion genau das Richtige für Sie.

Es ermöglicht Ihnen, dynamisch Ordner auf jeder Hierarchieebene Ihrer Dokumentstruktur zu erstellen. Wenn Sie eine Kartenvorlage erstellen, die die Inhaltsstruktur einer bestimmten Karte beschreibt, einschließlich Dokumentordnern, können Sie auch für jede neue Karte mit dieser Kartenvorlage einen neuen Dokumentordner erstellen lassen.

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Wenn Sie eine Karte erstellen, die auf einer Kartenvorlage basiert, die über viele Ordnerdefinitionen verfügt, können Sie mehrere Ordner auf verschiedenen Hierarchieebenen Ihrer Space-Dokumentstruktur gleichzeitig erstellen.

Der Name des Dokumentordners wird dynamisch basierend auf dem Namen der Karte erstellt, die Sie gerade erstellen. Sie können auch Benennungselemente wie Präfixe, Suffixe oder Karten-IDs konfigurieren.

Zum besseren Verständnis dieser Funktion verwenden wir das folgende Beispiel.

Beispiel: Unsere Kartenvorlage heißt Job Postion. Es verfügt über einen Dokumentenordner mit dem Namen Bewerber. Basierend auf dieser Vorlage erstellen wir zwei Karten: Produktmanager und Softwareentwickler. Es werden automatisch zwei entsprechende Ordner mit dem zuvor deklarierten Suffix erstellt.

Automatische Ordnerdefinition in der Praxis

Befolgen Sie ein konkretes Beispiel für die Verwendung der Dokumentordnerdefinition.

  1. Erstellen Sie eine Karte mit der zuvor vorbereiteten Kartenvorlage.
  1. Die zuvor definierten Vorlagenkartenelemente erscheinen sofort auf der Karte. Es gibt den Beschreibungshinweis, die Aufgaben-Aufgabenliste und den Dokumentenordner Bewerber.
  1. Die Namen der neuen Quellordner sind streng definiert. Sie enthalten den Kartennamen und das zuvor angegebene Suffix Januar 2024 .

Der Ordner mit dem Namen „Softwareentwickler Januar 2024 “ ist der Quellordner für den Dokumentordner „Bewerber “ auf der Karte „Softwareentwickler„.

Brauchen Sie mehr? Erfahren Sie, wie Sie die nächste Stufe erreichen, indem Sie Dokumentvorlagen zu diesem Setup hinzufügen. Lesen Sie unseren Leitfaden zum Arbeiten mit Kartenvorlagen.

Erstellen einer Dokumentordnerdefinition in Kartenvorlagen

So erstellen Sie eine Dokumentordnerdefinition in einer Kartenvorlage:

  1. Öffnen Sie den Space.
  2. Wechseln Sie in der oberen Leertaste zu Mehr (das Menü mit den drei Punkten) und wählen Sie dann Kartenvorlagen für Einstellungen > aus.
  3. Wählen Sie die Kartenvorlage aus, oder lesen Sie, wie Sie eine neue erstellen.
  4. Wählen Sie in der Kartenvorlage die Schaltfläche + Element hinzufügen aus.
  1. Wählen Sie Dokumentordnerdefinition aus.
  2. Wählen Sie den Speicherort für zukünftige Ordner aus (Sie können Breadcrumbs für die Navigation verwenden und von hier aus Ordner erstellen).
  3. Geben Sie den Namen für den Dokumentordner auf der Karte ein, und wählen Sie dann Hinzufügen aus.

Dieser Name wird nur innerhalb der Karte verwendet. Es ist der Name des Kartenelements. Der Name des Quellordners wird in den Einstellungen für die Ordnerdefinition definiert.

Fertig. Wenn Sie nun eine neue Karte mit dieser Vorlage erstellen, wird der neue leere Ordner automatisch angezeigt.

Festlegen von Dokumentordnerdetails

Sie können angeben, wie der Name des Ordners, der auf der Grundlage der Ordnerdefinition erstellt wurde, aussehen soll. Der Name des Dokumentordners kann aus folgenden Elementen bestehen:

Präfix + Kartenname + Suffix + Karten-ID

So geben Sie Details der Ordnerdefinition an:

  1. Öffnen Sie den Space.
  2. Wechseln Sie in der oberen Leertaste zu Mehr (das Menü mit den drei Punkten) und wählen Sie dann Kartenvorlagen für Einstellungen > aus.
  3. Wählen Sie die gewünschte Kartenvorlage aus.
  4. Wechseln Sie in Kartenelementen in der Dokumentordnerdefinition zu Mehr (das Drei-Punkte-Menü), und wählen Sie dann Einstellungen aus.
  5. Geben Sie das Namenspräfix und das Suffix für die Ordnerdefinition an. Sie können sie leer lassen, wenn Sie sie nicht benötigen.
  1. Entscheiden Sie, ob KanBo die ID der Karte, die erstellt wird, an den Ordnernamen anhängen soll oder nicht.
  2. Schließen Sie das Fenster.

Weitere Informationen zu anderen Einstellungen finden Sie unter Max. Elemente anzeigen und Zulässige Dokumentvorlagen im Artikel Dokumentordner .

Häufig gestellte Fragen

Ja, Sie können den Namen des Dokumentordners in einer Kartenvorlage konfigurieren. Der Name des Dokumentordners besteht aus den folgenden Elementen: Präfix + Kartenname + Suffix + Karten-ID.

Der Zweck der Ordnerdefinitionsfunktion in Kartenvorlagen besteht darin, Benutzern das automatische Erstellen neuer Dokumentordner auf jeder hierarchischen Ebene ihrer Dokumentstruktur in ihrem Bereich zu ermöglichen. Diese Funktion spart den Benutzern Zeit und macht das manuelle Erstellen von Ordnern überflüssig.

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