Fortgeschrittenes Arbeiten mit Kartenvorlagen

In diesem Artikel:

Überblick

Viele Dokumente haben die gleiche Struktur, sodass Sie sie mithilfe von Vorlagen erstellen können. Das Gleiche gilt für ähnliche Aufgaben. Warum nicht eine ganze Workflow-Vorlage erstellen?

Lernen Sie, KanBo in vollem Umfang zu nutzen, indem Sie Folgendes kombinieren:

In diesem Artikel zeigen wir, wie diese drei Funktionen in der Praxis miteinander verbunden werden können, um einen individuellen Workflow zu erstellen.

Mithilfe von Kartenvorlagen zusammen mit Dokumentordnerdefinitionen und Dokumentvorlagen können Sie die Struktur der Dokumentbibliothek des Unternehmens erstellen. KanBo ermöglicht es Ihnen, komplexe Repositories zu erstellen. Sie können Dokumente direkt von der Kartenebene aus erstellen und sicher sein, dass sie sich an der richtigen Stelle befinden.

Das folgende Diagramm zeigt ein vereinfachtes Modell für die Verwendung dieser Features. Der Space kann eine Unternehmensabteilung mit entsprechenden Dokumenten und Aufgaben wie Karten darstellen.

Kartenvorlagen dienen dazu, das Muster des Workflows zu erstellen. Nutzen Sie sie für Ihre regelmäßige Arbeit. Führen Sie die Schritte durch, die zum Erstellen der Struktur aus dem folgenden Beispiel erforderlich sind.

Fortgeschrittenes Arbeiten mit Kartenvorlagen

Dieser Leitfaden besteht aus 5 Hauptschritten:

Erstens: Einstellung

  1. Erstellen Sie eine Kartenvorlage.
  2. Legen Sie die Definition von Dokumentordnern in der Kartenvorlage fest.
  3. Deklarieren Sie zulässige Dokumentvorlagen.

Zweitens: Arbeiten

  1. Erstellen Sie eine Karte mit einer Kartenvorlage.
  2. Erstellen Sie ein neues Dokument aus den zulässigen Dokumentvorlagen im Dokumentordner.

Sehen Sie sich das Diagramm an, das unser Beispiel veranschaulicht, um die nächsten Schritte besser zu verstehen.

Das Beispiel zeigt eine Kartenvorlage mit dem Namen „Job Position “ mit dem Dokumentordner „Job Posting Materials „. Diesem Ordner wurde eine Dokumentvorlage für eine Stellenangebotsvorlage hinzugefügt, die als zulässig hinzugefügt wurde.

Diese Kartenvorlage war die Grundlage für die Karte mit dem Namen Marketing Specialist , in der der Ordner Marketing Specialist January 2023 automatisch erstellt wurde. Der Ordner enthält die Stellenanzeigendatei für Marketingspezialisten , die basierend auf der Datei mit der Stellenangebotsvorlage erstellt wurde.

Bevor Sie beginnen, sollten Sie herausfinden, ob Sie eine Dokumentvorlagenquelle hinzugefügt haben.

1. Erstellen Sie eine Kartenvorlage

Erfahren Sie, wie Sie eine Kartenvorlage erstellen.

2. Legen Sie die automatische Definition des Dokumentordners fest

Weitere Informationen finden Sie unter Deklarieren der automatischen Dokumentordnerdefinition.

3. Zulässige Dokumentvorlagen hinzufügen

Wenn Sie sich jetzt bei einer Kartenvorlage befinden, für die eine Dokumentordnerdefinition festgelegt ist, können Sie zulässige Dokumentvorlagen für Ihre zukünftigen Karten auswählen.

  1. Öffnen Sie die Kartenvorlage.
  2. Wechseln Sie im Dokumentordner zu Mehr (das Menü mit den drei Punkten), und wählen Sie dann Einstellungen aus
  3. Wählen Sie Zulässige Dokumentvorlagen aus.
  4. Wählen Sie + Hinzufügen aus.
  5. Wählen Sie nun die Dokumentvorlagen aus, die Sie für diesen Ordner zulassen möchten. Es wird auf jeder Karte verfügbar sein, die mit dieser Vorlage erstellt wurde. Verwenden Sie Breadcrumbs zum Navigieren.
  6. Markieren Sie jede Dokumentvorlage, die Sie benötigen, und bestätigen Sie mit der Schaltfläche + Ausgewählte hinzufügen .

Jetzt, wo alles eingerichtet ist, können Sie mit der regulären Arbeit beginnen.

4. Erstellen Sie eine Karte mit der Vorlage

Es ist an der Zeit, eine Karte im Weltraum zu erstellen . Beachten Sie, dass Sie die Kartenvorlage auch auf eine vorhandene Karte anwenden können.

Beispiel: Karte, die auf der Grundlage einer Kartenvorlage erstellt wurde. Der Ordner „Materialien für Stellenausschreibungen “ befindet sich bereits hier.

5. Erstellen Sie ein neues Dokument mit einer zulässigen Vorlage

Nun können Sie ein Dokument erstellen, das auf der vorbereiteten und ausgewählten Dokumentvorlage basiert.

  1. Wählen Sie unter dem Dokumentordner + Dokument > hinzufügen Neues Dokument aus Vorlage hinzufügen aus.
  2. Wählen Sie eine der erlaubten Dokumentvorlagen aus.
  3. Geben Sie den Namen für die Datei ein, und wählen Sie dann Hinzufügen aus.

Fertig. Ein neues Dokument, das auf der Dokumentvorlage basiert, wurde im Kartenordner angezeigt.

Wenn das Dokument erstellt wird, können Sie es auch in Space-Dokumenten finden. Beachten Sie den Unterschied zwischen einem Ordnernamen in einer Karte und ihrem echten Namen, der einen Kartennamen enthält.

Häufig gestellte Fragen

Die Definition von Dokumentenordnern ist der Prozess der Zuweisung von Dokumentordnern zu Karten basierend auf Kartenvorlagen. Mit anderen Worten, es ist der Prozess der Erstellung eines bestimmten Formats zum Speichern von Dokumenten in den Karten.

Ja, Sie können auswählen, welche Dokumentvorlagen für Ihre Kartenvorlagenordner zulässig sind, indem Sie in den Einstellungen des Ordners die Option Zulässige Dokumentvorlagen auswählen.

Sie können eine neue Karte mithilfe einer Vorlage erstellen, indem Sie die gewünschte Kartenvorlage während der Kartenerstellung auswählen. Sie können eine Kartenvorlage auch auf eine vorhandene Karte anwenden, indem Sie die Karte auswählen und dann im Kartenmenü auf Vorlage anwenden klicken.

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