Zuweisen von Ressourcen zu Spaces

In diesem Artikel:

Überblick

Nur Space-Besitzer mit der Strategic KanBo können mit Zuordnungen in Spaces arbeiten.

Die Zuweisung von Ressourcen zu dem Raum ist eine Möglichkeit, sie für einen genau definierten Zeitraum zu reservieren. Unter akzeptierter Zuteilung versteht man die Vereinbarung, eine bestimmte Ressource im Raum zu nutzen. Eine solche Reservierung kann dann auf einer niedrigeren Ebene verwaltet werden. Innerhalb einer Platzzuweisung können wir die reservierte Zeit auf die Karten in diesem Feld verteilen.

Alles, was mit der Platzzuweisung zu tun hat, wird in der Rubrik Zuordnungen erledigt, wo wir alle Zuordnungen verwalten und erstellen. Aber zuerst müssen wir das Modul Ressourcenmanagement in diesem Bereich aktivieren.

Sie müssen das Modul Ressourcenmanagement in einem Bereich aktivieren.

Im Abschnitt Zuordnungen stehen zwei Ansichten zur Auswahl: Ressourcen und Auslastung. Beide haben die Form einer Zeitleiste, in der die Zuordnungen angezeigt werden. Möglicherweise ist diese Art von Ansicht mit der Gantt-Diagrammansicht verknüpft. Hier haben wir zusätzlich Zellen, die bestimmte Zeitintervalle darstellen – Tage, Wochen oder Monate. Diese Zellen enthalten Informationen über die Auslastung der Speicherressourcen.

Beispiel: Abschnitt “ Zuordnungen“ im Bereich „Grüne Woche „.

Die zusätzliche Bereichsansicht, die als Auslastungsansicht bezeichnet wird, wird zusammen mit dem Modul Ressourcenverwaltung geliefert. Hier können wir die Zuordnungen zum Raum, zu den Karten und die tatsächliche Zeit, die wir für eine Aufgabe aufgewendet haben, mit der Zeiterfassungsfunktion analysieren.

Beispiel: Die Ansicht „Arbeitslast“ im Bereich „Grüne Woche „.

Zuweisen von Ressourcen zu Räumen

Wenn Sie das Modul Ressourcenverwaltung im Bereich aktivieren, werden vorhandene Raumbenutzer automatisch im Abschnitt Zuordnungen als Ressourcen angezeigt.

Wenn Sie zusätzliche Ressourcen in Ihrem Bereich benötigen, können Sie diese im Abschnitt Zuordnungen hinzufügen. Die Ressourcenauswahl hilft Ihnen mit umfangreichen Filteroptionen, geeignete Ressourcen zu finden.

Nur Ressourcen, die im Abschnitt Zuordnungen angegeben sind, können Feldern und Kacheln innerhalb dieses Speicherplatzes zugewiesen werden.

So weisen Sie einem Bereich eine Ressource zu:

  1. Öffnen Sie den Space.
  2. Wechseln Sie in der oberen Bereichsleiste zu Mehr (das Drei-Punkte-Menü), und wählen Sie dann Ressourcenverwaltungszuordnungen > aus.
  3. Wählen Sie im linken Bereich + Neu zuweisen aus.
  4. Suchen Sie die Ressource mithilfe der Filteroptionen.
  5. Wählen Sie die Ressource aus.

So heben Sie die Zuweisung einer Ressource zu einem Bereich auf:

  1. Öffnen Sie den Space.
  2. Wechseln Sie in der oberen Bereichsleiste zu Mehr (das Drei-Punkte-Menü), und wählen Sie dann Ressourcenverwaltungszuordnungen > aus.
  3. Wechseln Sie in der ausgewählten Ressource zu Mehr (das Menü mit den drei Punkten), und wählen Sie Ressource aufheben aus.

Sie können festlegen, welche Speicherplatzbenutzer Ressourcen bleiben und zuweisen können sollen und welche nicht. Zum Beispiel benötigen Raumaufseher keine Zuteilungen, wenn sie keine Kartenarbeit leisten.

So deaktivieren Sie eine Ressourcenzuordnung:

  1. Öffnen Sie den Space.
  2. Wechseln Sie in der oberen Bereichsleiste zu Mehr (das Drei-Punkte-Menü), und wählen Sie dann Ressourcenverwaltungszuordnungen > aus.
  3. Wechseln Sie in der ausgewählten Ressource zu Mehr (das Menü mit den drei Punkten), und wählen Sie Nicht zuordnen aus.

Eine Ressource mit deaktivierter Zuordnung wird in der Liste der Ressourcen gelöscht.

Status Space Platzvergabe und Genehmigungen

Jede neu angelegte Zuordnung einer Ressource zum Space muss vom Ressourcenmanager akzeptiert werden. Die Tatsache, dass wir eine Zuordnung erstellt haben, bedeutet lediglich, dass wir eine Anfrage für die Verfügbarkeit einer Ressource zu einem bestimmten Datum erstellt haben. Bis wir die Genehmigung des Managers für die Zuordnung in ihrer aktuellen Form erhalten, verbleibt die Zuordnung im Status Beantragt .

Der Manager kann die Zuordnung vollständig, teilweise akzeptieren oder ablehnen. Dies wird durch die Status Genehmigt, Teilweise genehmigt und Abgelehnt dargestellt.

Aktivität Space Raumzuweisung

Allokationen haben einen Aktivitätsbereich, in dem wir Statusänderungen seit Beginn ihrer Erstellung überwachen können. Jede Statusänderung wird auf der Registerkarte „Aktivität“ mit Informationen über das genaue Datum und den Benutzer angezeigt, der die Änderung vorgenommen hat.

So zeigen Sie die Zuordnungsaktivität an:

  1. Öffnen Sie den Space.
  2. Wechseln Sie in der oberen Bereichsleiste zu Mehr (das Drei-Punkte-Menü), und wählen Sie dann Ressourcenverwaltungszuordnungen > aus.
  3. Wählen Sie die Zuordnung aus.
  4. Gehen Sie zur Registerkarte Aktivität .

Beispiel: Der Aktivitätsteil der Zuordnung.

Erstellen von Flächenzuordnungen

So erstellen Sie eine Zuordnung:

  1. Öffnen Sie den Space.
  2. Wechseln Sie in der oberen Bereichsleiste zu Mehr (das Drei-Punkte-Menü), und wählen Sie dann Ressourcenverwaltungszuordnungen > aus.
  3. Auf der linken Seite wird eine Liste der Speicherressourcen angezeigt. Wählen Sie das Pluszeichen neben dem Namen der Ressource aus.
  1. Wählen Sie Zuteilungsdaten aus.
  2. Wählen Sie die Art der Zuteilung aus (lesen Sie weiter unten) und geben Sie Details ein.
  3. Wählen Sie Zuordnung erstellen aus.

  • Der Zuordnungsstatus gibt die Phase an, in der er sich befindet. Nach dem Senden erhält die Zuteilung den Status Angefordert.

  • Zuordnungsdaten informieren über die Tage, an denen die Ressource im Raum benötigt wird.

  • Es gibt zwei Arten von Zuordnungen : grundlegend und dauerbasiert. Im Folgenden können Sie mehr darüber lesen

  • Je nach gewählter Zuteilungsart führen wir den Gesamtaufwand oder die Anzahl der Tage und Stunden pro Tag durch.

Die neu erstellte Allokation wird im Abschnitt Allokationen als Balken im entsprechenden Zeitrahmen angezeigt. Erweitern Sie die Ressource, um sie anzuzeigen. Die Zuordnung hat den Status Angefordert, bis der Ressourcenmanager Maßnahmen ergreift und sie genehmigt oder ablehnt.

Erfahren Sie, wie die Ressourcenzuordnung aus der Perspektive eines Ressourcenmanagers aussieht.

Beispiel: Die genehmigte Zuordnung ist in der Ansicht Auslastung sichtbar. Diese Zuteilung ermöglicht es Megan Davies, vom 25. bis 26. Februar 3 Stunden pro Tag in diesem Raum zu arbeiten.

Zuordnungsarten

Es gibt zwei Arten von Zuordnungen:

  • Basic – Basierend auf der Gesamtzahl der Stunden, die im Weltraum gearbeitet werden sollen.
  • Basierend auf der Dauer – Basierend auf der Anzahl der Tage, die im Weltraum gearbeitet werden sollen.

Dies lässt sich am besten an einem Beispiel verdeutlichen. Im Folgenden finden Sie zwei Zuordnungen, die eine Ressource für genau den gleichen Zeitraum reservieren. Der Unterschied liegt in der Art und Weise, wie die Daten eingegeben werden.

Beispiel: In der Grundverrechnung geben Sie die Gesamtzahl der Arbeitsstunden der Ressource ein. In der dauerbasierten Zuordnung müssen Sie die Anzahl der Tage eingeben, an denen die Ressource verfügbar sein soll, und die Anzahl der benötigten Stunden pro Tag. In beiden Fällen ergibt sich eine Arbeitszeit von 2 Tagen und 3 Stunden pro Tag.

Grundlegende Allokation

Für die Grundeinteilung interessieren wir uns für die Gesamtzahl der zu arbeitenden Stunden. Wenn wir die Dauer der Zuordnung bearbeiten, wird die Anzahl der Stunden pro Tag so angepasst, dass die Gesamtzahl der Stunden gleich bleibt.

Beispiel: Der Gesamtaufwand beträgt 6 Stunden. Wir können es auf 2 Tage aufteilen, was 3 Stunden pro Tag ergibt. Wenn wir es für 3 Tage teilen, dauert es 2 Stunden pro Tag.

Nur Space-Besitzer mit der Enterprise/Strategic KanBo können mit grundlegenden Zuordnungen in Spaces arbeiten.

Dauerbasierte Allokation

Bei der dauerbasierten Verrechnung interessiert uns die Anzahl der Arbeitstage. Jeder Arbeitstag hat die gleiche Anzahl von Stunden. Wenn wir die Anzahl der Arbeitstage reduzieren, reduzieren wir auch die Gesamtzahl der zu arbeitenden Stunden.

Beispiel: Jeder Tag entspricht 3 Stunden Arbeit. Wenn Sie die Anzahl der Tage ändern, wirkt sich dies auf die Gesamtzahl der Arbeitsstunden aus.

Nur Space-Besitzer mit der Strategic KanBo können mit dauerbasierten Zuordnungen in Spaces arbeiten.

Ansicht "Ressourcen"

Die Zuordnungen aller Speicherplatzressourcen werden in der Ansicht Ressourcen angezeigt. Hierbei handelt es sich um eine kalenderartige Ansicht, in der Zuordnungen als Zeitfenster markiert sind. Hier wird die Gesamtzahl der zugeordneten Stunden für jeden Tag für jede Ressource angezeigt.

So öffnen Sie den Bereich Zuordnungen und erstellen eine Ressourcenansicht:

  1. Wechseln Sie in der oberen Bereichsleiste zu Mehr (das Drei-Punkte-Menü), und wählen Sie dann Ressourcenverwaltungszuordnungen > aus.
  2. So erstellen Sie die Ansicht „Ressourcen“: Wählen Sie auf der oberen Leiste den Pfeil nach unten aus, und wählen Sie dann + Ansicht „Ressourcen > > hinzufügen“ aus.

Beispiel: Zuordnungen, die in der Ansicht „Ressourcen“ sichtbar sind. Die Zahlen in den Zellen zeigen die Anzahl der Stunden an, die jeden Tag für den Bereich „Grüne Woche “ zugewiesen sind.

Sie können mehrere Ansichten dieses Typs erstellen, die sich in den Anzeigeeinstellungen unterscheiden.

Ansicht "Auslastung"

Die Auslastungsansicht ist eine detailliertere Ansicht der Zuordnung. Diese Ansicht berücksichtigt gleichzeitig die Ressourcenzuordnungen im Raum und in Karten. Jede Zelle veranschaulicht das Verhältnis der auf Kacheln zugeordneten Arbeitsstunden zu den an einem bestimmten Tag im Raum zugewiesenen Arbeitsstunden.

So öffnen Sie die Raumzuordnungen und erstellen eine Auslastungsansicht:

  1. Wechseln Sie in der oberen Bereichsleiste zu Mehr (das Drei-Punkte-Menü), und wählen Sie dann Ressourcenverwaltungszuordnungen > aus.
  2. So erstellen Sie die Ansicht „Ressourcen“: Wählen Sie in der oberen Leiste den Pfeil aus, der nach unten zeigt, und wählen Sie dann + Ansicht „Auslastung >> hinzufügen“ aus.

Beispiel: Zuordnungen, die in der Ansicht „Auslastung“ sichtbar sind. Hier sehen wir sowohl die Zeit, die dem Feld der Grünen Woche als auch seinen Karten zugewiesen wurde.

Je nachdem, wie viel der reservierten Zeit genutzt wird, füllt sich die Zelle mit orangefarbener Farbe.

In der Ansicht Auslastung sind die Zellen interaktiv. Sie können den Mauszeiger darüber bewegen, um die prozentuale Verteilung der Zuordnungen anzuzeigen, oder sie auswählen, um weitere Details zu erhalten.

Beispiel: Wenn Sie eine Zelle auswählen, wird auch eine Liste der Kacheln angezeigt, denen die Ressource an diesem Tag zugeordnet ist.

Sie können mehrere Ansichten dieses Typs erstellen, die sich in den Anzeigeeinstellungen unterscheiden.

Anpassen von Zuordnungsansichten

Sowohl in der Ressourcen- als auch in der Auslastungsansicht stehen umfangreiche Optionen zum Anpassen des angezeigten Inhalts zur Verfügung. Sie können eine Reihe von Filteroptionen verwenden, z. B. die Art der Zuordnung, ihren Status, den Typ der Ressource usw.

Beachten Sie auch die Option, die Skala von täglich auf wöchentlich oder monatlich zu ändern. Passen Sie das KanBo Resource Management-Modul an Ihren Workflow an.

Beispiel: Zuordnungen im Bereich Grüne Woche mit Wochenskala und verschiedenen Filtermöglichkeiten zur Auswahl.

Bearbeiten von Speicherplatzbelegungen

So bearbeiten Sie eine Zuordnung:

  1. Wechseln Sie in der oberen Bereichsleiste zu Mehr (das Drei-Punkte-Menü), und wählen Sie dann Ressourcenverwaltungszuordnungen > aus.
  2. Suchen Sie die Zuordnung, und wählen Sie sie aus.
  3. Nehmen Sie Änderungen vor.
  4. Wählen Sie Änderungen speichern aus.

Löschen von Speicherplatzbelegungen

So löschen Sie eine Zuordnung:

  1. Wechseln Sie in der oberen Bereichsleiste zu Mehr (das Drei-Punkte-Menü), und wählen Sie dann Ressourcenverwaltungszuordnungen > aus.
  2. Suchen Sie die Zuordnung, und wählen Sie sie aus.
  3. Wählen Sie Zuordnung löschen aus.

War dieser Beitrag hilfreich?

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie weitere Fragen haben.