Senden von E-Mails an Karten und Spaces

In diesem Artikel:

Überblick

Sie können die E-Mail-Kommunikation mit dem Schreiben von Kommentaren in KanBo und dem Erstellen von Karten kombinieren. Geben Sie externen Subunternehmern eine E-Mail-Adresse für eine Karte oder einen Bereich an, damit ihre Antworten für andere Benutzer sichtbar sind.

Diese Funktion muss als zusätzliche Komponente aktiviert werden. Erfahren Sie , wie Sie diese Funktion konfigurieren.

Senden Sie einfach eine E-Mail an die Karte und sie wird als Kommentar auf der Karte angezeigt. Die E-Mail-Adresse des Absenders wird als Benutzername angezeigt.

Sie können auch eine E-Mail direkt an den Bereich senden, wodurch eine neue Karte erstellt wird, die Ihre Nachricht darstellt. Der Name der Karte stimmt mit der Betreffzeile der E-Mail überein, und der Inhalt wird als Kommentar angezeigt.

Eine solche Kommunikation funktioniert natürlich in beide Richtungen. Erfahren Sie, wie Sie Kommentare in Form von E-Mails senden können.

Erstellen von Karten-E-Mail-Adressen

So erstellen Sie die E-Mail-Adresse der Karte:

  1. Öffnen Sie den Space.
  2. Öffnen Sie die Karte.
  3. Wechseln Sie in der oberen Leiste zu Mehr (das Drei-Punkte-Menü), und wählen Sie dann Eingehende E-Mails aus.
  4. Wählen Sie + Hinzufügen aus.
  5. Wählen Sie aus, ob eine benutzerdefinierte oder zufällig generierte E-Mail-Adresse für die Karte erstellt werden soll, und wählen Sie dann Hinzufügen aus.

Die E-Mail-Adresse der Karte wurde erstellt.

So zeigen Sie die verfügbaren E-Mail-Adressen von Karten aus diesem Bereich an:

  1. Öffnen Sie den Space.
  2. Wechseln Sie in der oberen Leerzeichenleiste zu Mehr (Menüschaltfläche mit drei Punkten), und wählen Sie dann Einstellungen > für eingehende E-Mails aus.
  3. Wählen Sie Eingehende E-Mails mit Karte aus.

Senden von E-Mails an Karten

So senden Sie eine E-Mail an die Karte:

  1. Öffnen Sie den Space.
  2. Öffnen Sie die Karte.
  3. Wechseln Sie in der oberen Leiste zu Mehr (das Drei-Punkte-Menü), und wählen Sie dann E-Mail-Adresse abrufen aus.

Die E-Mail-Adresse der Karte wird in die Zwischenablage kopiert. Die Nachricht, die an diese E-Mail-Adresse gesendet wird, wird zum Kommentar auf dieser Karte.

Erstellen von Bereichs-E-Mail-Adressen

So erstellen Sie die E-Mail-Adresse des Bereichs:

  1. Öffnen Sie den Space.
  2. Wechseln Sie in der oberen Leerzeichenleiste zu Mehr (Menüschaltfläche mit drei Punkten), und wählen Sie dann Einstellungen > für eingehende E-Mails aus.
  3. Wählen Sie + Hinzufügen aus.
  4. Wählen Sie aus, ob eine benutzerdefinierte oder zufällig generierte E-Mail-Adresse für die Karte erstellt werden soll, und wählen Sie dann Hinzufügen aus.

Die Auswahl der Kartenvorlage wirkt sich auf die Struktur der Karte aus, die durch die eingehende E-Mail erstellt wird. Dies kann sich z.B. auf den initialen Kartenstatus, zugewiesene Listen und Labels auswirken.

Wenn Sie über mehrere Kartenvorlagen verfügen, können Sie mehrere E-Mail-Adressen in einem einzigen Space erstellen.

Senden von E-Mails an Bereiche

So senden Sie eine E-Mail an den Bereich:

  1. Öffnen Sie den Space.
  2. Wechseln Sie in der oberen Leerzeichenleiste zu Mehr (Menüschaltfläche mit drei Punkten), und wählen Sie dann E-Mail-Adresse abrufen aus.

Die Space-E-Mail-Adresse wird in die Zwischenablage kopiert. Die Nachricht, die an diese E-Mail-Adresse gesendet wird, wird zur neuen Karte in diesem Bereich. Der Name der Karte stimmt mit der Betreffzeile der E-Mail überein, und der Inhalt wird als Kommentar angezeigt.

Fügen Sie zusätzliche Informationen im Betreff hinzu, indem Sie "#" und "@" verwenden. Mit #labelname können Sie ein Etikett für die neue Karte erstellen. Verwenden Sie @mentions , um der Karte Benutzer zuzuweisen. Es funktioniert mit @Name Nachnamen und @Surname des Benutzers.

Tipps Tricks

Werfen Sie einen Blick auf diese Hinweise:

  • Bewegen Sie den Mauszeiger über das Datum eines Kommentars, um den genauen Zeitpunkt des Eingangs der E-Mail anzuzeigen.
  • Eingehende E-Mails funktionieren nicht, wenn es keine Gruppierung in einem Space gibt.
  • Wenn eine Ihrer E-Mail-Adressen einem Spam-Angriff ausgesetzt ist, ändern Sie bitte Ihre öffentliche/private Adresse in eine neue und informieren Sie alle Personen, die die neue Adresse kennen sollten. Optional können Sie einige zusätzliche Spamfilterregeln auf Ihrem Exchange/Microsoft 365 einrichten. Sie können auch eine Regel hinzufügen, um alle E-Mails zu löschen, die älter als 48 Stunden sind, um das KanBo-Eingangspostfach sauber zu halten.

Häufig gestellte Fragen

Sie können Karten basierend auf empfangenen E-Mails mit dem KanBo für Microsoft Outlook erstellen.

Ja, Sie können #labelname verwenden, um eine Bezeichnung und @Name zu erstellen, um der Karte in Ihrer E-Mail-Nachricht dem Space Benutzer zuzuweisen.

Sie benötigen einen Administrator, um die Funktion „Eingehende E-Mails“ zu installieren. Nach der Installation können Sie Ihre eingehenden E-Mail-Adressen einrichten.

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