Dokumentenquellen

In diesem Artikel:

Überblick

Die Funktion „Dokumentquelle“ ermöglicht es Ihnen, Ihre Unternehmensdokumente mit KanBo einfach zu verknüpfen und zu organisieren. Mit dieser Funktion können Benutzer Dokumente aus verschiedenen Quellen, wie z.B. SharePoint, direkt mit Karten verknüpfen.

Diese Funktion ermöglicht eine nahtlose Integration zwischen KanBo und externen Dokumentenspeicherplattformen und bietet einen bequemen Zugriff auf alle relevanten Dateien und Ressourcen an einem Ort. Benutzer können die Dokumentquelldatei einfach über die KanBo eingeben, wodurch nicht zwischen verschiedenen Anwendungen oder Plattformen gewechselt werden muss.

Mit der Dokumentquellenfunktion können Teams ihre projektbezogenen Dokumente zentralisieren und so eine einfache Zusammenarbeit, Versionskontrolle und Transparenz für alle Beteiligten gewährleisten. Es reduziert auch das Risiko von Datenduplizierung oder Fragmentierung über mehrere Systeme hinweg. Erfahren Sie mehr über die gemeinsame Dokumenterstellung.

Standardmäßige Dokumentquellen

Standardmäßig werden alle Anhänge, die einer Karte hinzugefügt werden, in eine Dokumentgruppe verschoben. Es ist eine Form der Präsentation von Dokumenten in einer Karte. Ihre Originale werden jedoch in einer dedizierten externen Dokumentbibliothek (z. B. SharePoint) gespeichert. Diese Standarddokumentquelle wird während des Erstellungsprozesses des Bereichs erstellt.

Wenn Sie einen Space erstellen, wird die Standarddokumentquellenbibliothek automatisch erstellt.

Beispiel: HR-Arbeitsbereich mit 3 Bereichen: Rekrutierung, Onboarding neuer Mitarbeiter und Mitarbeiter, dessen Dokumentquellenordner auf der HR-SharePoint-Website vorhanden sind.

Je nach ausgewähltem Bereichstyp können Standard-Dokumentquellen unterschiedliche Zugriffsoptionen für KanBo haben.

Zusätzliche Dokumentquellen

Dokumentenordner in Karten sind ein genaues Abbild der Ordner in der Bibliothek des Unternehmens. Wenn Sie dem Dokumentordner auf der Karte eine Datei hinzufügen oder daraus entfernen, wird sie automatisch im entsprechenden Quellordner auf der externen Plattform angezeigt oder ausgeblendet. Dabei kann es sich um einen beliebigen Ordner handeln, den Sie mit dem Bereich verknüpfen möchten, unabhängig davon, ob er sich in der Standardbibliothek oder in einer zusätzlichen Bibliothek befindet.

Sie können einem Bereich mehrere Dokumentquellen hinzufügen, sodass Benutzer aus verschiedenen Bereichen mit denselben Dateien arbeiten können. Auf diese Weise können Sie Ihre gesamte Unternehmensbibliothek über KanBo verwalten.

Unter den Quelldateien können Dokumentvorlagen sein, die KanBo Benutzer verwenden, um neue Dokumente nach dem Muster des Unternehmens zu erstellen. Sie können Vorlagen aus Word, Excel oder PowerPoint verwenden.

Vergessen Sie mehrere Versionen desselben Dokuments und geben Sie immer die eine aktuelle Datei für andere Benutzer frei. Entscheiden Sie, wer auf Dateien zugreifen kann, indem Sie den Zugriff innerhalb jedes Bereichs separat verwalten. Das manuelle Hinzufügen von Dokumentquellen zu Bereichen macht dies möglich.

Registrieren zusätzlicher Dokumentquellen in KanBo

Sie benötigen die Rolle Dokumentquellen , um die Dokumentbibliothek zu registrieren.

So fügen Sie eine externe Dokumentquelle zu KanBo hinzu:

  1. Wechseln Sie in der Seitenleiste zu Ihrem Avatar und wählen Sie dann Einstellungen > Dokumentquellen aus.

Es werden alle Dokumentbibliotheken angezeigt, die derzeit verwendet werden, einschließlich derjenigen, die bei der Erstellung eines Spaces erstellt wurden.

  1. Um die bereits vorhandene Dokumentbibliothek zu registrieren, wählen Sie die Schaltfläche +Hinzufügen aus.
  2. Geben Sie den Namen ein, und wählen Sie den Bibliothekstyp aus.
    • Modernes SharePoint-Laufwerk – Wählen Sie eine Microsoft 365-Gruppe aus, die mit einer modernen SharePoint-Website verbunden ist.
    • Nach URL hinzufügen : Fügen Sie die URL in den vorhandenen Ordner in Ihrem Mandanten ein.
    • (RAW) MS Graph-Datei – Holen Sie sich die Laufwerks-ID aus dem MS Graph-Explorer und fügen Sie sie hier ein.
  1. Wählen Sie zur Bestätigung Hinzufügen aus.

Die Dokumentquelle wurde hinzugefügt.

Mit der Schaltfläche Berechtigungen überprüfen können Sie überprüfen, ob Sie noch über Berechtigungen für diese Bibliotheken verfügen.

Ein grüner Indikator zeigt an, dass Sie auf diese Dokumentbibliothek zugreifen können, und Rot bedeutet, dass Sie keine Berechtigung für diese Bibliothek haben.

Hinzufügen zusätzlicher Dokumentquellen zu Bereichen

Nur Spaceeigentümer können Dokumentquellen zu Spaces hinzufügen.

Zunächst muss die Dokumentquelle in KanBo registriert sein.

So fügen Sie einem Space eine Dokumentquelle hinzu:

  1. Öffne einen Space.
  2. Wechseln Sie in der oberen Leerzeichenleiste zu Mehr (das Drei-Punkte-Menü), und wählen Sie dann Einstellungen > Dokumentquellen aus.

Hier sind alle Dokumentquellen, die bereits mit dem Space verbunden sind.

  1. Wählen Sie + Hinzufügen aus.
  2. Wählen Sie die Dokumentquellen aus, die Sie dem Space hinzufügen möchten, scrollen Sie dann nach unten und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit der Schaltfläche + Ausgewählte hinzufügen .

Sie können die Suche oben verwenden, indem Sie den Namen der Quelle eingeben.

Ändern der Standard-Space-Dokumentquelle

Nur Spaceeigentümer können die Standard-Dokumentquelle des Spaces ändern.

So ändern Sie die Standardquelle des Space-Dokuments:

  1. Wechseln Sie in der Seitenleiste zu Ihrem Avatar und wählen Sie dann Einstellungen > Dokumentquellen aus.
  2. Zeigen Sie mit der Maus auf die Dokumentquelle, wechseln Sie zu Mehr (das Drei-Punkte-Menü), und wählen Sie dann Als Standard festlegen aus.

Reparieren von Dokumentquellen

Sie benötigen die Rolle "Dokumentquellen ", um eine Dokumentquelle zu reparieren.

Verwenden Sie die Funktion zum Reparieren der Dokumentquelle, wenn Sie URL-Inkompatibilitäten, SharePoint-Ereigniskonflikte oder andere Inkompatibilitätsprobleme vermuten.

So reparieren Sie eine Dokumentquelle:

  1. Wechseln Sie in der Seitenleiste zu Ihrem Avatar und wählen Sie dann Einstellungen > Dokumentquellen aus.
  2. Zeigen Sie mit der Maus auf die Dokumentquelle, wechseln Sie zu Mehr, und wählen Sie dann Reparieren aus.

So reparieren Sie alle Dokumentquellen auf einmal:

  1. Wechseln Sie in der Seitenleiste zu Ihrem Avatar und wählen Sie dann Einstellungen > Dokumentquellen aus.
  2. Wechseln Sie zu Mehr, und wählen Sie dann Alle reparieren aus.

Entfernen von Dokumentquellen

Sie können eine Dokumentquelle nur aus dem Space entfernen oder sie vollständig aus KanBo entfernen.

Nur Spaceeigentümer können Space-Dokumentquellen entfernen.

So entfernen Sie eine Dokumentquelle aus einem Space:

  1. Öffne einen Space.
  2. Wechseln Sie in der oberen Leerzeichenleiste zu Mehr (das Drei-Punkte-Menü), und wählen Sie dann Einstellungen > Dokumentquellen aus.
  3. Zeigen Sie mit der Maus auf eine Dokumentquelle, wechseln Sie zu Mehr, und wählen Sie dann Entfernen aus.

Sie können die Standarddokumentquelle nicht aus dem Space entfernen.

Sie benötigen die Rolle Dokumentquellen , um eine Dokumentquelle aus KanBo zu entfernen.

So entfernen Sie eine Dokumentquelle aus KanBo:

  1. Wechseln Sie in der Seitenleiste zu Ihrem Avatar und wählen Sie dann Einstellungen > Dokumentquellen aus.
  2. Zeigen Sie mit der Maus auf die Dokumentquelle, wechseln Sie zu Mehr (das Drei-Punkte-Menü), und wählen Sie dann Entfernen aus.

Tipps Tricks

  • In vielen Spaces kann eine gemeinsame SharePoint-Dokumentbibliothek verwendet werden.
  • Als Dokumentquelle können Sie den privaten OneDrive for Business-Space des Benutzers verbinden. Sie können Dokumente für eine bestimmte Person freigeben, die dort Dokumente anzeigen oder bearbeiten kann.
  • Sie können Dokumentbibliotheken von verschiedenen Websites, Websitesammlungen, Webanwendungen und Farmen verbinden. Sie benötigen nur die Berechtigung für diesen Space.

Erweitertes Szenario

Verschieben einer Karte zwischen Spaces, die Dokumente aus benutzerdefinierten Dokumentbibliotheken (Dokumentquellen) enthält

In diesem Szenario gibt es die Spaces A und B.

Space A enthält eine Standarddokumentquelle und eine benutzerdefinierte Dokumentquelle, die aus einer anderen Websitesammlung hinzugefügt wurde. Space B enthält eine Standarddokumentquelle und eine benutzerdefinierte Dokumentquelle, die aus einer anderen Websitesammlung hinzugefügt wurde, die in diesem Space als Standard ausgewählt ist.

Im Space A befindet sich eine Karte, die 2 Dokumente enthält: eines (1) aus der Standarddokumentquelle und eines (2) aus der benutzerdefinierten Dokumentquelle. Wenn Sie diese Karte in Space B verschieben, wird nur Dokument 1 zu Space B hinzugefügt und Dokument 2 bleibt unverändert (es wird nicht erneut hinzugefügt oder überschrieben).

Häufig gestellte Fragen

Wenn Sie die Dokumentquelle des ersten Bereichs zu einem anderen Bereich hinzufügen, können Sie alle Dokumente aus dem ersten Bereich zu den Karten im zweiten Bereich hinzufügen.

Ja, Sie können den Zugriff auf den Space verwalten , wenn Sie der Eigentümer des Spaces sind.

Um den Space anzeigen zu können, müssen Sie ein Space-Benutzer sein, was bedeutet, dass Sie über eine von drei Zugriffsebenen auf diesen Space verfügen.

Ja. Sie können externe Benutzer zu einem Shared Space-Typ hinzufügen.

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