Dokumentenquellen
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Die Dokumentquellenfunktion ermöglicht es Benutzern, Dokumente innerhalb von KanBo einfach zu verknüpfen und zu organisieren. Mit dieser Funktion können Benutzer Dokumente aus verschiedenen Quellen, wie z. B. SharePoint, direkt mit Karten oder Spaces verknüpfen.
Diese Funktion ermöglicht eine nahtlose Integration zwischen KanBo und externen Dokumentenspeicherplattformen und bietet einen bequemen Zugriff auf alle relevanten Dateien und Ressourcen an einem Ort. Benutzer können einfach auf den Link zur Dokumentenquelle innerhalb einer KanBo klicken, um das zugehörige Dokument zu öffnen und anzuzeigen, sodass sie nicht zwischen verschiedenen Anwendungen oder Plattformen wechseln müssen.
Durch die Verwendung der Dokumentquellenfunktion können Teams ihre projektbezogenen Dokumente zentralisieren und so eine einfache Zusammenarbeit, Versionskontrolle und Transparenz für alle Beteiligten gewährleisten. Es rationalisiert auch das Dokumentenmanagement und reduziert das Risiko von Datenduplizierung oder Fragmentierung über verschiedene Systeme hinweg.
So verknüpfen Sie Ihre Dokumentenbibliothek mit KanBo
Standardmäßig werden alle Anlagen, die einer Karte hinzugefügt werden, in einer dedizierten SharePoint-Dokumentbibliothek gespeichert. Diese Dokumentbibliothek wird während des Erstellungsprozesses des Spaces erstellt – wenn Sie einen neuen Space erstellen, wird eine neue SharePoint-Teamwebsite1 für Sie erstellt. Mit dieser Funktion können Sie auch mehrere vorhandene SharePoint-Dokumentbibliotheken an einen Space anfügen.
Darüber hinaus haben Berechtigungen aus diesen Bibliotheken Vorrang vor dem Space. Das heißt, wenn Sie Mitglied eines Spaces sind und eine Karte besuchen, der ein Dokument aus einer Bibliothek zugeordnet ist, auf die Sie keinen Zugriff haben, sehen Sie dieses Dokument rot signiert und können es nicht bearbeiten oder öffnen.
Erfahren Sie, wie Sie Ihre Dokumentenbibliothek in 3 Schritten mit KanBo verknüpfen:
Befolgen Sie die folgenden Anweisungen.
Schritt 1. Registrieren Sie die Dokumentbibliothek in KanBo
- Gehen Sie zu Ihren
KanBo.
KanBo.
- Wählen Sie Dokumentquellen aus.
.Das neue Fenster enthält alle derzeit verwendeten SharePoint-Dokumentbibliotheken, einschließlich derjenigen, die bei jeder Spaceerstellung erstellt werden.
- Um die bereits vorhandene Dokumentbibliothek zu registrieren, klicken Sie auf die Schaltfläche +Hinzufügen .
Nun können Sie aus 3 Optionen wählen:
- Modernes SharePoint-Laufwerk : Wählen Sie eine Office 365-Gruppe aus, die mit einer modernen SP-Website verbunden ist.
- Nach URL hinzufügen : Fügen Sie die URL in den vorhandenen Ordner in Ihrem Mandanten ein.
- (RAW) MS Graph-Datei – rufen Sie die Laufwerks-ID aus dem MS Graph-Explorer ab und fügen Sie sie hier ein.
- Klicken Sie zur Bestätigung auf Hinzufügen .
Die Dokumentquelle wurde hinzugefügt.
Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten , um weitere Optionen anzuzeigen: Berechtigungen überprüfen und Dokumentquellen reparieren.
Mit der Schaltfläche Berechtigungen überprüfen können Sie überprüfen, ob Sie noch über Berechtigungen für diese Bibliotheken verfügen.
Ein grüner Indikator zeigt an, dass Sie auf diese Dokumentbibliothek zugreifen können, und Rot bedeutet, dass Sie keine Berechtigung für diese Bibliothek haben.
Schritt 2. Verbinden einer registrierten Dokumentquelle mit einem Leerzeichen
Nun müssen Sie zu einem bestimmten KanBo Space navigieren, in dem Sie die registrierte Dokumentquelle verbinden möchten.
- Öffne einen Space.
- Klicken Sie in der oberen Leiste auf Mehr (das Drei-Punkte-Menü).
- Wählen Sie Dokumente aus.
Hier sehen Sie alle Spacedokumente.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten und wählen Sie dann Dokumentquellen aus. Hier sind Dokumentquellen, die diesem Space bereits zugewiesen sind.
Sie können auch über Space Einstellungen-Dokumentquellen> dorthin gehen
- Klicken Sie auf + Hinzufügen , um weitere Dokumentquellen hinzuzufügen. Sie können mehrere registrierte Dokumentbibliotheken überprüfen und mit einem Klick hinzufügen.
- Nachdem Sie die gewünschten Bibliotheken ausgewählt haben, klicken Sie auf Auswahl hinzufügen.
Jetzt werden neue Dokumentquellen hinzugefügt.
- Nachdem Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten neben dem Namen der Dokumentquelle geklickt und Als Standard festlegen ausgewählt haben, werden alle neuen Dokumente, die den Karten hinzugefügt werden, in dieser Dokumentquelle gespeichert.
Sie können hier auch eine Dokumentquelle entfernen.
Schritt 3. Erfahren Sie hier, wie Sie es verwenden können
Gehen Sie zu Spacedokumenten und wechseln Sie mithilfe von Breadcrumb zwischen Bibliotheken (wählen Sie das Home-Symbol aus, um alle verfügbaren Bibliotheken in diesem Space anzuzeigen).
Hängen Sie Dokumente direkt von Karten an, indem Sie die Befugnisse von Kartendokumenten verwenden.
Tipps & Tricks
- Viele Spaces können eine gemeinsame SharePoint-Dokumentbibliothek verwenden
- Als Dokumentquelle können Sie den privaten OneDrive for Business-Space des Benutzers verbinden. Sie können Dokumente für eine bestimmte Person freigeben, die dort Dokumente anzeigen oder bearbeiten kann.
- Sie können Dokumentbibliotheken von verschiedenen Websites, Websitesammlungen, Webanwendungen und Farmen verbinden. Sie benötigen nur die Berechtigung für diesen Space.
Erweitertes Szenario
Verschieben einer Karte, die Dokumente aus benutzerdefinierten Dokumentbibliotheken (Dokumentquellen) enthält, zwischen Spaces
In diesem Szenario gibt es die Leerzeichen A und B.
Space A enthält eine Standarddokumentquelle und eine benutzerdefinierte Dokumentquelle, die aus einer anderen Websitesammlung hinzugefügt wurde. Space B enthält eine Standarddokumentquelle und eine benutzerdefinierte Dokumentquelle, die aus einer anderen Websitesammlung hinzugefügt wurde, die in diesem Space als Standard ausgewählt ist.
Im Bereich A befindet sich eine Karte, die 2 Dokumente enthält: eines (1) aus der Standarddokumentquelle und eines (2) aus der benutzerdefinierten Dokumentquelle. Wenn Sie diese Karte in Feld B verschieben, wird nur Dokument 1 zu Feld B hinzugefügt und Dokument 2 bleibt unverändert (es wird nicht erneut hinzugefügt oder überschrieben).
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