Dokumentgruppen

In diesem Artikel:

Überblick

Die Dokumentengruppe ist eine Funktion, mit der Sie alle Kartendokumente in Ihrer eigenen Anordnung aufbewahren können. Sie können Sätze von Dokumenten sammeln, die einer Karte hinzugefügt wurden, und sie nach einer beliebigen Bedingung gruppieren. Die Dokumente werden in Form von separaten Behältern gesammelt und auf einer Karte sichtbar gemacht.

Sie können mehrere Dokumentgruppen in einer Karte erstellen und sie als normales Kartenelement anordnen oder reduzieren.

Dokumente können von Ihrem Gerät hochgeladen oder von Karten aus erstellt und bearbeitet werden. Jedes Dokument, das auf der Karte angezeigt wird, wird sofort an Space-Dokumente gesendet. Space werden in einer externen Unternehmensbibliothek abgelegt.

Beispiel: Unter dem Namen jedes Dokuments sehen Sie das Datum, an dem es zuletzt bearbeitet wurde.

Darüber hinaus kann ein Dokument auf mehreren Karten gleichzeitig zugänglich sein. Das bedeutet, dass es von verschiedenen Benutzern gleichzeitig bearbeitet werden kann. Sie können überprüfen, welche Karten das Dokument enthalten, indem Sie Dokumentreferenzen verwenden.

Denken Sie daran, dass auch wenn das Dokument auf mehreren Karten angezeigt wird, die Quelldatei immer angezeigt wird, unabhängig davon, von wo aus Sie sie öffnen.

Unähnlich Dokumentordner hat das Verschieben einer Datei zwischen Dokumentgruppen keine Auswirkungen auf ihren Speicherort in Quellbibliotheken. Sie wurden für Ihre Bequemlichkeit erstellt. Dasselbe Dokument kann in mehreren Gruppen gespeichert werden. Sammeln Sie Dokumente, die für Sie wichtig sind, und organisieren Sie sie nach Bedarf.

Erstellen von Dokumentgruppen

So erstellen Sie eine Dokumentgruppe:

  1. Öffnen Sie eine Karte.
  2. Wechseln Sie oben auf der Registerkarte Inhalt zu + Element hinzufügen, und wählen Sie dann Dokumentgruppe aus.
  3. Geben Sie den Namen für eine Dokumentgruppe ein, und wählen Sie dann Hinzufügen aus.

Hinzufügen von Dokumenten zu Dokumentgruppen

Es gibt vier Möglichkeiten, Dokumente zur Dokumentgruppe hinzuzufügen:

So fügen Sie der Dokumentgruppe ein Dokument hinzu:

  1. Öffnen Sie die Karte.
  2. Wählen Sie unter der Dokumentgruppe + Dokument hinzufügen aus.
  3. Wählen Sie den Dokumenttyp aus, den Sie hinzufügen möchten, und folgen Sie den weiteren Anweisungen.

Dokumente, die direkt (per Drag & Drop) zu einer Karte hinzugefügt werden, erscheinen in der vorhandenen Dokumentengruppe. Wenn es keine Dokumentgruppe gibt, wird diese automatisch erstellt, wenn das Dokument hinzugefügt wird.

Trennen von Dokumenten von Dokumentgruppen

So lösen Sie ein Dokument von der Dokumentgruppe:

  1. Öffnen Sie eine Karte.
  2. Suchen Sie in der Dokumentgruppe nach dem Dokument, und wechseln Sie zu Mehr (das Drei-Punkte-Menü).
  3. Wählen Sie Trennen aus .

Sie können dieses Dokument weiterhin in den Bereichsdokumenten finden.

Sei vorsichtig! Wenn Sie die Option Löschen auswählen, wird das Dokument mit all seinen Referenzen vollständig aus KanBo entfernt.

Weitere Informationen zum Löschen von Dokumenten

Verschieben von Dokumenten zwischen Dokumentgruppen

Sie können Dokumente frei zwischen Dokumentgruppen verschieben oder deren Reihenfolge ändern.

So verschieben Sie ein Dokument zwischen Gruppen:

  • Ziehen Sie ein Dokument, und verschieben Sie es dann in eine andere Dokumentgruppe.

Umbenennen von Dokumentgruppen

So benennen Sie eine Dokumentgruppe um:

  1. Öffnen Sie eine Karte.
  2. Wählen Sie in der Dokumentgruppe den Namen aus.
  3. Geben Sie den neuen Namen ein, und wählen Sie dann Speichern aus.

Entfernen von Dokumentgruppen

So entfernen Sie eine Dokumentgruppe:

  1. Öffnen Sie eine Karte.
  2. Wechseln Sie in der Dokumentgruppe zu Mehr (das Drei-Punkte-Menü), und wählen Sie dann Entfernen aus.
  3. Bestätigen Sie, dass Sie dieses Kartenelement entfernen möchten.

Wenn Sie eine Dokumentgruppe entfernen, löschen Sie nur dieses Kartenelement, nicht die darin enthaltenen Dokumente.

Häufig gestellte Fragen

Dokumente können in Karten gespeichert werden mit:

Ja, Sie können einer Karte mehrere Dokumentgruppen hinzufügen, und jede Gruppe kann bestimmte Dokumente enthalten, die Sie organisieren möchten.

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