Dokumente in KanBo
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KanBo, die Arbeitskoordinationsplattform, enthält eine robuste Dokumentenverwaltungsfunktion, die nicht nur bei der Organisation von Dateien hilft, sondern auch die nahtlose Zusammenarbeit und Bearbeitung von Dokumenten unterstützt. Es ermöglicht das einfache Hinzufügen von Dokumenten zu Karten in seiner Umgebung und hilft Benutzern, neue Dokumente innerhalb der Plattform zu teilen, zu bearbeiten und zu erstellen.
Dokumente, die in KanBo erscheinen, haben ihre Quelldateien in der zugehörigen externen Dokumentbibliothek. Auf diese Weise können Sie bei der Bearbeitung einer Datei sicherstellen, dass Sie immer mit der einzigen Version des Dokuments arbeiten.
Wenn Sie ein Dokument in einer Karte erstellen, wird es in Echtzeit in Ihrer Unternehmensbibliothek angezeigt. Benutzer können auch eine Unternehmensdokumentenbibliothek erstellen, indem sie die von KanBo bereitgestellten Dokumentvorlagen und die automatische Definition von Dokumentenordnern verwenden.
Dokumente in KanBo:
Kartendokumente
Die Arbeit mit KanBo basiert auf der Verwendung von Karten. Die Karten enthalten alle Informationen, die zur Erledigung der Aufgabe erforderlich sind. Daher können Sie auch Dateien an Karten anhängen und sogar Dokumente über sie erstellen.
Dateien, die an Karten angehängt sind, werden im Abschnitt “ Kartenelemente“ gespeichert. Benutzer können Kartendokumente mit Hilfe von Dokumentenordnern und Dokumentgruppen speichern und organisieren.
Dokumente können in Karten organisiert werden mit:
Benutzer können neue Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente direkt aus einer Karte erstellen und sie für andere Kollegen geöffnet lassen, um Änderungen vorzunehmen.
Space
Jedes Dokument, das auf einer Karte erscheint, wird gleichzeitig im Space Dokumente angezeigt. Benutzer können ihre Dokumente direkt von der Space Ebene aus verwalten, indem sie Ordner erstellen und Dateien aus ihrem lokalen Speicher hochladen.
Alle diese Dateien haben eine Dokumentquelle im Ordner der externen Plattform, die während der Erstellung des Spaces generiert wird.
Dokumentenquellen
Die Dokumentenquelle ist eine wichtige Funktion, die Dokumente innerhalb von KanBo verknüpft und organisiert. Benutzer können Dokumente aus verschiedenen Quellen, wie z. B. SharePoint, direkt mit Karten und Spaces verknüpfen. Dies führt zu einer einfacheren Zusammenarbeit, einer besseren Versionskontrolle und Transparenz.
KanBo ermöglicht es Benutzern, SharePoint-Dokumentbibliotheken mit ihren Spaces zu verknüpfen. Um eine Verknüpfung herzustellen, müssen Benutzer die Dokumentbibliothek in KanBo registrieren, die registrierte Dokumentquelle mit einem ausgewählten Space verbinden und dann mit dem Verknüpfen von Dateien und Dokumenten beginnen.
Diese Funktion zentralisiert nicht nur alle projektbezogenen Dokumente, sondern reduziert auch das Risiko von Datenduplizierung und Fragmentierung über verschiedene Systeme hinweg.
Bearbeiten von Dokumenten
KanBo unterstützt die Zusammenarbeit in Echtzeit, so dass mehrere Benutzer gleichzeitig an derselben Quelldatei arbeiten können. Die Änderungen werden sofort an allen Stellen in KanBo angezeigt, an denen das Dokument vorhanden ist, sodass jeder Zugriff auf die aktuellste Version des Dokuments hat. Benutzer können Dokumente direkt in ihrem Browser oder in einer Office-Anwendung bearbeiten.
Die dokumentenorientierten Funktionen von KanBo helfen Anwendern, ihre Ressourcen zu zentralisieren und den Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen oder Plattformen zu reduzieren.
Dokumentvorlagen
Dokumentvorlagen sind integraler Bestandteil von KanBo. Dabei handelt es sich um Dateien, die Sie mit KanBo verbinden und direkt von der Karte aus verwenden können, um neue Dokumente zu erstellen. Zu den Vorteilen dieses Prozesses gehören Zeitersparnis, Konsistenz in der Gestaltung, effiziente Zusammenarbeit und Qualitätsverbesserung der Unternehmenskommunikation.
Zusammen mit der Definition von Dokumentenordnern und Kartenvorlagen können Sie die Struktur der Dokumentbibliothek des Unternehmens erstellen. KanBo ermöglicht es Ihnen, komplexe Repositories zu erstellen. Sie können Dokumente direkt von der Kartenebene aus erstellen und sicher sein, dass sie sich an der richtigen Stelle befinden.
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