Dokumentenordner

In diesem Artikel:

Überblick

Ein Dokumentordner ist eine Funktion, mit der Sie einen vorhandenen Ordner in der Unternehmensbibliothek an eine Karte in KanBo anhängen können. Dokumentordner in Karten beziehen sich auf virtuelle Verzeichnisse, die zum Organisieren und Speichern von Dokumenten auf der externen Plattform verwendet werden.

Der Dokumentordner auf der Karte sieht genauso aus und verhält sich genauso wie der entsprechende Quellordner in der Unternehmensbibliothek. Das bedeutet, dass beim Hinzufügen einer Datei zum Dokumentordner auf der Karte diese automatisch im Quellordner angezeigt wird, der sich auf der externen Plattform (z. B. SharePoint) befindet.

Jede Änderung, die Sie im Dokumentordner vornehmen, aktualisiert automatisch den Quelldokumentordner.

Dies ist eine einfache Möglichkeit, die Struktur der Dokumentbibliothek des Unternehmens zu erstellen. Benutzer können über die KanBo auf Kartendokumente zugreifen und sogar neue erstellen.

Beispiel: Unter dem Namen jedes Dokuments sehen Sie das Datum, an dem es zuletzt bearbeitet wurde.

Sie können Dokumentenordner als normale Kartenelemente anordnen oder reduzieren. Dokumente in Ordnern können nach Namen in alphabetischer Reihenfolge sortiert werden, oder umgekehrt.

Darüber hinaus kann ein Dokument auf mehreren Karten gleichzeitig zugänglich sein. Das bedeutet, dass es von verschiedenen Benutzern gleichzeitig bearbeitet werden kann. Sie können überprüfen, welche Karten das Dokument enthalten, indem Sie Dokumentreferenzen verwenden.

Wenn Sie KanBo auf die nächste Stufe heben möchten, lernen Sie, wie Sie mit Kartenvorlagen arbeiten , indem Sie automatische Ordnerdefinitionen festlegen.

Hinzufügen vorhandener Dokumentordner zu Karten

Zuerst muss dem Bereich eine Dokumentquelle hinzugefügt werden, damit er auf der Karte sichtbar ist.

So fügen Sie einer Karte einen Dokumentordner hinzu:

  1. Öffnen Sie eine Karte.
  2. Wechseln Sie oben auf der Registerkarte Inhalt zu + Element hinzufügen, und wählen Sie dann Dokumentordner aus.
  3. Wählen Sie die Dokumentquelle aus.
  1. Wählen Sie den Ordner aus, den Sie hinzufügen möchten.
  1. Geben Sie den Namen für den Dokumentordner ein (nur für die Karte), und wählen Sie dann Hinzufügen aus.

Erstellen neuer Dokumentordner

Zuerst muss dem Bereich eine Dokumentquelle hinzugefügt werden, damit er auf der Karte sichtbar ist.

So erstellen Sie einen Dokumentordner:

  1. Öffnen Sie eine Karte.
  2. Wechseln Sie oben auf der Registerkarte Inhalt zu + Element hinzufügen, und wählen Sie dann Dokumentordner aus.
  3. Wählen Sie die Dokumentquelle aus.
  1. Wählen Sie + Neuer Ordner aus, geben Sie den Namen ein, und wählen Sie dann Hinzufügen aus.

Wenn Sie zum Anfang des Katalogs zurückkehren müssen, wählen Sie das Startsymbol in den Breadcrumbs aus.

Hinzufügen von Dokumenten zu Dokumentenordnern

Es gibt drei Möglichkeiten, Dokumente zum Dokumentordner hinzuzufügen:

So fügen Sie dem Dokumentordner ein Dokument hinzu:

  1. Öffnen Sie die Karte.
  2. Wählen Sie unter dem Dokumentordner + Dokument hinzufügen aus.
  3. Wählen Sie den Dokumenttyp aus, den Sie hinzufügen möchten, und folgen Sie den weiteren Anweisungen.

Denken Sie daran, dass jedes Dokument, das Sie hier hinzufügen, sofort im Quellordner in der Unternehmensbibliothek angezeigt wird.

Umbenennen von Dokumentordnern

So benennen Sie einen Dokumentordner um:

  1. Öffnen Sie eine Karte.
  2. Wählen Sie im Dokumentordner den Namen aus.
  3. Geben Sie den neuen Namen ein, und wählen Sie dann Speichern aus.

Beachten Sie, dass Sie auf dieser Karte nur den Namen des Dokumentordners ändern können. Der Name des Quellordners bleibt unverändert.

Wenn Sie den ursprünglichen Ordner umbenennen möchten, müssen Sie zur Quelle gehen.

Einstellungen für Dokumentenordner

Im Einstellungsfenster für den Dokumentordner können Sie:

  • Ändern Sie den ausgewählten Ordner,
  • Wählen Sie die Anzahl der Dateien, die in der Kartenansicht angezeigt werden (5/10/15/20)
  • Fügen Sie zulässige Dokumentvorlagen hinzu.

So öffnen Sie die Einstellungen für den Dokumentordner:

  1. Öffnen Sie die Karte.
  2. Wechseln Sie im Dokumentordner zu Mehr (das Drei-Punkte-Menü), und wählen Sie dann Einstellungen aus.

Entfernen von Dokumentordnern

So entfernen Sie einen Dokumentordner:

  1. Öffnen Sie eine Karte.
  2. Wechseln Sie im Dokumentordner zu Mehr (das Drei-Punkte-Menü), und wählen Sie dann Entfernen aus.
  3. Bestätigen Sie, dass Sie dieses Kartenelement entfernen möchten.

Wenn Sie einen Dokumentordner entfernen, löschen Sie nur dieses Kartenelement, nicht die darin enthaltenen Dokumente.

Der Dokumentordner, der von der Karte entfernt wurde, ist weiterhin im Bereich Dokumente verfügbar.

Häufig gestellte Fragen

Dokumente können in Karten gespeichert werden mit:

Kartendokumente sind Dateien, die an Karten in KanBo angehängt werden können. Sie können mit anderen Teammitgliedern geteilt und direkt in der KanBo bearbeitet werden.

Ja, befolgen Sie diese Anweisung, um automatische Ordnerdefinitionen in Kartenvorlagen festzulegen.

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