Dokumentenordner
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Dokumentordner in einer Karte ist eine Funktion, mit der Sie einen vorhandenen Ordner an eine Karte anhängen und zum Verwalten Ihrer Dokumente verwenden können. Vergessen Sie mehrere Versionen derselben Datei. Arbeiten Sie mit Spacedokumenten in einer Karte und genießen Sie die Tatsache, dass jede Änderung, die Sie vornehmen, automatisch den Quelldokumentordner aktualisiert.
Jetzt kann jeder Mitarbeiter gleichzeitig auf die neueste Version der Geschäftsdokumente zugreifen. Dies ist eine einfache Möglichkeit, neue Dokumente von der Kartenebene aus zu vorhandenen Ordnern hinzuzufügen. Jeder kann die Struktur der Dokumentenbibliothek des Unternehmens auf verschiedenen Ebenen aufbauen.
Wenn Sie der Karte einen Dokumentordner hinzufügen, wird dieser im Abschnitt „Kartenelemente“ auf der rechten Seite angezeigt.
Hinzufügen eines Dokumentordners zur Karte
- Öffnen Sie den Space.
- Öffnen Sie die Karte
- Klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Karte auf + Element hinzufügen .
- Wählen Sie den Ordner Dokument aus.
- Geben Sie den Hauptordner des Spaces ein.
- Wenn Sie hier auf die Schaltfläche „Auswählen “ klicken, wird der gesamte Dokumentenkatalog zu Ihrer Karte hinzugefügt.
- Hier können Sie entscheiden, ob Sie einen neuen Ordner erstellen und Dateien hochladen möchten oder…
… Wählen Sie ein vorhandenes aus dem Space aus.
- Geben Sie nur auf dieser Karte einen Namen für den ausgewählten Ordner ein. Der echte Name der Space-Dokumente bleibt unverändert.
- Jetzt können Sie den Inhalt des Ordners in der Karte sehen.
Hinzufügen von Dokumenten zu Ihrem Dokumentenordner
Jetzt können Sie dem Dokumentordner in einer Karte eine Datei hinzufügen . Nachdem Sie ein Dokument per Drag & Drop in den Ordner einer Karte gezogen haben, wird dasselbe Dokument in einem Quellordner angezeigt. Eine andere Möglichkeit besteht darin, eine Datei auf einer Karte in der Spaceansicht abzulegen.
Versuchen Sie auch, + Dokument am Ende des Ordners hinzuzufügen. Es besteht die Möglichkeit, verschiedene Arten von Dokumenten hochzuladen oder sogar zu erstellen.
Wählen Sie aus , ob Sie:
- Laden Sie es von Ihrem Computer hoch
- Erstellen Sie ein neues, leeres Dokument des ausgewählten Typs:
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Erstellen Sie ein Dokument mit einer Dokumentvorlage.
Denken Sie daran, dass jedes Dokument, das Sie hier hinzufügen, sofort im Quellordner angezeigt wird.
Verwalten von Ordnerinhalten über eine Karte
1. Nachdem Sie auf das Drei-Punkte-Menü in der oberen rechten Ecke geklickt haben, sehen Sie weitere Optionen.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
- in den Quellordner bei KanBo SharePoint gehen,
- Geben Sie die Einstellungen ein,
- Entfernen Sie den Ordner von Ihrer Karte.
Wenn Sie einen Ordner von der Karte entfernen, wird er nicht aus dem Speicherplatz gelöscht.
2. Im Fenster Einstellungen können Sie:
- Ändern Sie den ausgewählten Ordner,
- Wählen Sie die Anzahl der Elemente, die in der Kartenansicht angezeigt werden,
- Fügen Sie zulässige Dokumentvorlagen hinzu.
Wenn Sie den Inhalt des Ordners nicht sehen möchten, können Sie ihn ausblenden, indem Sie dieses Kartenelement reduzieren.
3. Wenn Sie mit der Maus über ein Dokument fahren, erscheinen auf der rechten Seite drei Punkte.
Für diese Datei stehen mehrere Optionen zur Auswahl:
- In einem Browser öffnen
- herunterladen
- Umbenennen – der Name des Quelldokuments wird ebenfalls geändert
- Siehe Referenzen – alle Karten, an die diese Datei angehängt ist
- Löschen eines Dokuments – Entfernen Sie es aus dem Bereich und seiner Quelle
Gehen Sie zu Dokumentgruppe und entscheiden Sie, was Ihren Anforderungen am besten entspricht.
Erfahren Sie, wie Sie mit Kartenvorlagen arbeiten, indem Sie automatische Ordnerdefinitionen in Kartenvorlagen festlegen.
Häufig gestellte Fragen
Welche Möglichkeiten gibt es, Dokumente auf Karten zu speichern?
Dokumente können in Karten gespeichert werden mit:
Was sind Kartendokumente?
Kartendokumente sind Dateien, die an Karten in KanBo angehängt werden können. Sie können mit anderen Teammitgliedern geteilt und direkt in der KanBo bearbeitet werden.
Kann ich automatische Ordnerdefinitionen in Kartenvorlagen festlegen?
Ja, befolgen Sie diese Anweisung, um automatische Ordnerdefinitionen in Kartenvorlagen festzulegen.
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