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Dokumentvorlagen

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Was ist eine Dokumentvorlage?

Dokument-Vorlage  ist eine Datei, die Sie mit KanBo verbinden und direkt von der Karte aus verwenden können, um neue Dokumente zu erstellen.

Document templates in KanBo work coordination platform theoretical scheme

Wozu brauchen Sie Dokumentvorlagen?

Die Vorteile gehen weit über die Zeitersparnis hinaus:

  • Konsistenz: Die Verwendung von Vorlagen kann dazu beitragen, dass alle Dokumente ein einheitliches Erscheinungsbild haben, was das professionelle Image des Unternehmens verbessern kann.
  • Effizienz: Sie können Zeit und Mühe sparen, indem Sie einen Ausgangspunkt für neue Dokumente bereitstellen, sodass Sie gängige Formatierungs- und Layoutelemente nicht jedes Mal von Grund auf neu erstellen müssen.
  • Branding: Dokumente können Logos, Farben und andere Branding-Elemente enthalten, die dazu beitragen, die Markenidentität des Unternehmens zu stärken.
  • Zusammenarbeit: Vorlagen erleichtern es mehreren Personen, an demselben Dokument zu arbeiten. Sie bieten eine klare Struktur und können so eingerichtet werden, dass sie Revisionsverfolgung und andere Tools für die Zusammenarbeit enthalten.
  • Qualität: Sie können dazu beitragen, dass Dokumente gut organisiert und leicht zu lesen sind. Dies ist eine großartige Möglichkeit, die Gesamtqualität der Unternehmenskommunikation zu verbessern.

Wie können wir Ihnen helfen?

KanBo bietet die Möglichkeit, vorhandene Dokumentvorlagen zu nutzen. Durch die Verbindung Ihrer Unternehmensdokumentenbibliothek mit KanBo erhalten Sie für jeden Mitarbeiter einfachen Zugriff auf Dateien.

Sie können auch das Problem der mehreren Versionen derselben Datei vergessen. In Ihrer Bibliothek wird nur eine Quelldokumentvorlage gespeichert. Alle inhaltlichen Änderungen werden automatisch in KanBo übernommen. Wenn Sie also ein darauf basierendes Dokument erstellen möchten, erhalten Sie immer die neueste Version.

Es gibt 4 Schritte, die Ihnen die Arbeit erleichtern:

  1. Vorbereiten einer Quelle = Erstellen einer Bibliothek von Dokumentvorlagen
  2. Verbinden Sie die Quelle mit KanBo = fügen Sie einen Link zum Dateiverzeichnis hinzu
  3. Fügen Sie die Quelle zum Space hinzu = wählen Sie einen Vorlagenkatalog für den Space
  4. Arbeiten mit Dokumentvorlagen = Erstellen von Dateien auf Basis von vorgefertigten Vorlagen

Sie können auch Kartenvorlagen erstellen, um Karten mit vorbereiteten Dokumentvorlagen zu erstellen. Sie können den Dokumentenzugriff für bestimmte Abteilungen und Mitarbeiter freigeben. Lesen Sie unseren Leitfaden zum Arbeiten mit Kartenvorlagen.

Zum besseren Verständnis dieser Funktion verwenden wir das folgende Beispiel.

Document templates in KanBo work coordination platform scheme

BEISPIEL: Wir haben drei Arten von Dokumentvorlagen, die mit dem Space verknüpft sind. Wir müssen eine Präsentation erstellen, die auf der Unternehmensvorlage basiert.

Erfahren Sie, wie es geht, und beginnen Sie, mit Dokumentvorlagen in KanBo zu arbeiten.

1. Vorbereiten einer Dokumentvorlagenquelle

Alle Dokumentvorlagen, die Sie für einen Space benötigen, sollten in einem Ordner abgelegt werden. Natürlich kann es viele Unterordner mit vielen Dateien geben, aber das Wichtigste ist der Hauptordner – die Quelle. Sie müssen es mit KanBo verbinden. Wir empfehlen die Verwendung von SharePoint für diesen Zweck.

Hier sehen Sie sieben Ordner. Jeder von ihnen wurde für eine andere Abteilung des Unternehmens und die entsprechenden Spaces vorbereitet. Es ist durchaus möglich, dass Sie bereits über eine Dateibibliothek verfügen, in diesem Fall können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

2. Dokumentvorlagenquellen mit KanBo verbinden

Verbinden Sie zunächst die Quellordner mit KanBo. Dann können Sie sie dem Bereich und damit der Karte hinzufügen. Sehen Sie, wie es in ein paar einfachen Schritten geht.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Rolle "Dokumentquellen " als Benutzer konfiguriert haben.

  1. Öffnen Sie KanBo und gehen Sie zu Einstellungen.
  1. Wählen Sie Dokumentvorlagenquellen aus.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Hinzufügen .
  3. Geben Sie einen Namen ein, und fügen Sie einen Link zur Dokumentvorlagenbibliothek ein (verwenden Sie SharePoint).
  4. Klicken Sie auf Hinzufügen , um den Vorgang abzuschließen.

Wenn Sie viele Vorlagen für verschiedene Space haben, empfehlen wir, jeden Ordner separat hinzuzufügen.

Beachten Sie, dass es sich um einen SharePoint-Ordner handeln muss, nicht um eine ganze Gruppe.

3. Hinzufügen von Dokumentvorlagenquellen zu Ihrem Space

Wählen Sie die Vorlagenquelle aus, die Sie für diesen Space benötigen.

  1. Öffnen Sie einen Space und gehen Sie zu Einstellungen.
Board settings
  1. Wählen Sie Dokumentvorlagenquellen aus.
  2. Klicken Sie auf + Dokumentvorlagenquellen zu diesem Space hinzufügen .
  3. Wählen Sie diejenige aus, die Sie zuvor mit KanBo verbunden haben, und klicken Sie auf + Auswahl hinzufügen. Wenn Sie mehrere Quellen angeschlossen haben, wählen Sie nur das aus, was Sie in diesem Space benötigen.
  1. Jetzt wird es dem Space hinzugefügt.

4. Verwenden Sie Dokumentvorlagen bei der Arbeit

Erstellen Sie mithilfe von Vorlagen neue Dokumente in einer Karte.

  1. Geben Sie eine Karte ein.
  2. Klicken Sie auf + Element hinzufügen in der oberen rechten Ecke der Karte.
  3. Klicken Sie auf Dokument.
  1. Wählen Sie Neues Dokument aus Vorlage hinzufügen aus.
  2. Wählen Sie die Dokumentvorlagenquelle aus.
  1. Gehen Sie die Ordner durch und suchen Sie die Datei, die Sie benötigen.
  1. Geben Sie einen Namen für das Dokument ein, das mit dieser Vorlage erstellt wurde.
  1. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Ein neues Dokument wird auf der Karte angezeigt. Wie Sie sehen, handelt es sich hierbei nicht um eine leere Datei, sondern um eine gebrauchsfertige Vorlage eines Unternehmensdokuments.

Häufig gestellte Fragen

Eine Dokumentvorlage ist eine Datei, die mit KanBo verbunden und direkt von einer Karte aus verwendet werden kann, um neue Dokumente zu erstellen.

Ja, Sie können den Dokumentenzugriff für bestimmte Abteilungen und Mitarbeiter in KanBo freigeben. Dies erleichtert die Verwaltung, wer Zugriff auf bestimmte Dokumente hat.

Alle Dokumentvorlagen sollten in einem Ordner abgelegt werden, der Unterordner haben kann. Dieser Quellordner sollte mit KanBo verbunden werden, vorzugsweise über SharePoint.

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