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Ordnerdefinition in Kartenvorlagen

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Die Dokumentordnerdefinition in einer Kartenvorlage ist eine Funktion, mit der während der Kartenerstellung automatisch neue Ordner erstellt werden können.

Wenn Sie die Anforderung haben, dass alle Dokumente , die in einer Karte enthalten sind, getrennt von Dokumenten gespeichert werden sollen, die von anderen Karten erstellt oder enthalten sind, dann sind Ordnerdefinitionen in KanBo die richtige Wahl.

Mit dieser Funktion können Sie dynamisch Dokumentordner auf jeder Hierarchieebene Ihrer Dokumentstruktur in Ihrem KanBo erstellen. Wenn Sie eine Kartenvorlage erstellen, die die Inhaltsstruktur einer bestimmten Karte umreißt, können Sie auch für jede neue Karte mit dieser Kartenvorlage einen neuen Dokumentordner erstellen lassen.

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Der Name des Dokumentordners wird dynamisch basierend auf dem Namen der Karte erstellt, die Sie gerade erstellen. Sie können auch Benennungselemente konfigurieren, z. B. Präfixe, Suffixe oder Karten-IDs.

Sie können eine beliebige Anzahl von Ordnern und Ordnerdefinitionen in einer Karte oder Kartenvorlage haben. Wenn Sie eine Karte aus einer Kartenvorlage erstellen, die viele Ordnerdefinitionen enthält, können mehrere Ordner auf verschiedenen Hierarchieebenen Ihrer Spacedokumentstruktur gleichzeitig erstellt werden.

Zum besseren Verständnis dieser Funktion verwenden wir das folgende Beispiel.

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Unsere Kartenvorlage heißt Stellenausschreibung. Es verfügt über einen Dokumentenordner mit dem Namen “ Stellenausschreibungsmaterialien“. Basierend auf dieser Vorlage erstellen wir zwei Karten: Produktmanager und Softwareentwickler. Es werden automatisch zwei entsprechende Ordner erstellt.

Erstellen einer Ordnerdefinition in einer Kartenvorlage

Überprüfen Sie, wie Sie automatische Ordnerdefinitionen für neue Karten festlegen, die mithilfe von Vorlagen erstellt wurden.

  1. Öffnen Sie den Space.
  2. Klicken Sie in der oberen Leiste auf Mehr (die Menüschaltfläche mit den drei Punkten).
  3. Öffnen Sie die Einstellungen.
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  1. Wählen Sie Kartenvorlagen aus.
  2. Wählen Sie eine Kartenvorlage aus, die Sie für die Ordnerdefinition benötigen. Wenn Sie keine Option auswählen können, lesen Sie, wie Sie eine neue erstellen.
  1. Klicken Sie in der ausgewählten Kartenvorlage auf + Element hinzufügen.
  2. Wählen Sie Dokumentordnerdefinition aus.
Group 13
  1. Wählen Sie den Speicherort der neuen Ordner aus. Sie können aus den Spaces-Ordnern auswählen.
Group 73
  1. Geben Sie den Namen ein, der für diesen Dokumentordner verwendet wird, nachdem er während der Kartenerstellung erstellt wurde. Denken Sie daran, dass dieser Name nur innerhalb der Karte verwendet wird. Es ist nicht der eigentliche Name.
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  1. Wählen Sie Hinzufügen aus.

Fertig. Wenn Sie nun eine neue Karte mit dieser Vorlage erstellen, wird der neue leere Ordner automatisch angezeigt.

Festlegen der Ordnerdefinitionsdetails

Geben Sie Details der Ordnerdefinition in einer Kartenvorlage an.

  1. Öffnen Sie die Kartenvorlage.
  2. Gehen Sie in der Kartenvorlage in die Ordnerdefinition Einstellungen und definieren Sie die Namensangaben.

Hier können Sie festlegen, wie der Name des Ordners aussehen soll, der auf der Grundlage der Ordnerdefinition erstellt wurde. Der Name der Dokumentenmappe setzt sich aus folgenden Elementen zusammen:

Präfix + Kartenname + Suffix + Karten-ID

Group 45
  1. Geben Sie das Namenspräfix und das Suffix für die Ordnerdefinition an. Sie können sie leer lassen, wenn Sie sie nicht benötigen.
  2. Entscheiden Sie, ob KanBo die ID der Karte, die erstellt wird, an den Ordnernamen anhängen soll oder nicht.

Zwei weitere Einstellungen: Maximale Anzahl von Elementen anzeigen und Zulässige Dokumentvorlagen sind die gleichen wie in der Dokumentmappe.

Automatische Ordnerdefinition verwenden

Nachdem Sie nun eine Karte mit dieser Vorlage erstellt haben, wird ein Ordner erstellt, der dieser Karte entspricht.

  1. Erstellen Sie eine Karte mit der zuvor bearbeiteten Vorlage.
  1. Der Ordner mit dem Namen “ Stellenausschreibungsmaterialien“ wird sofort auf der Karte angezeigt.
  1. Die Namen der neuen Ordner enthalten das zuvor festgelegte Suffix.

Die neuen Ordner befinden sich innerhalb des zuvor ausgewählten Ordners Stellenausschreibungen .

Der Ordner mit dem Namen „Softwareentwickler Januar 2023 “ im Abschnitt „Bereichsdokumente“ und der Ordner “ Stellenausschreibungsmaterialien “ auf der Karte mit dem Namen „Softwareentwickler “ sind identisch.

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Brauchen Sie mehr? Lesen Sie unseren Leitfaden zum Arbeiten mit Kartenvorlagen.

Häufig gestellte Fragen

Ja, Sie können den Namen des Dokumentordners in einer Kartenvorlage konfigurieren. Der Name des Dokumentordners besteht aus den folgenden Elementen: Präfix + Kartenname + Suffix + Karten-ID.

Der Zweck der Ordnerdefinitionsfunktion in Kartenvorlagen besteht darin, Benutzern das automatische Erstellen neuer Dokumentordner auf jeder hierarchischen Ebene ihrer Dokumentstruktur in ihrem Bereich zu ermöglichen. Diese Funktion spart den Benutzern Zeit und macht das manuelle Erstellen von Ordnern überflüssig.

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