Dokumente in KanBo
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Überblick
KanBo enthält leistungsstarke Dokumentenverwaltungsfunktionen, die nicht nur bei der Organisation von Dateien helfen, sondern auch eine nahtlose gemeinsame Dokumenterstellung unterstützen.
Dokumente können einfach hinzugefügt oder sogar in Karten erstellt werden.
Dateien, die in KanBo angezeigt werden, haben ihren Ursprung in der zugehörigen externen Dokumentbibliothek. Auf diese Weise können Sie bei der Bearbeitung einer Datei sicherstellen, dass Sie immer mit der einzigen Version des Dokuments arbeiten.
Wenn Sie ein Dokument auf einer Karte erstellen, wird es in Echtzeit in der Unternehmensbibliothek angezeigt.
Benutzer können mithilfe der Dokumentvorlagen und der automatischen Ordnerdefinition eine Unternehmensdokumentbibliothek erstellen.
Lesen Sie weiter, um die fortschrittlichen Tools von KanBo zu entdecken.
Kartendokumente
Die Arbeit mit KanBo basiert auf der Verwendung von Karten. Die Karten enthalten alle Informationen, die zur Erledigung der Aufgabe erforderlich sind. Daher können Sie auch Dateien an Karten anhängen und sogar Dokumente über diese erstellen. Alle Dateien, die auf Karten angezeigt werden, sind Kartendokumente.
Kartendokumente können organisiert werden mit:
Dokumentenordner – Verweisen Sie auf vorhandene Ordner auf der externen Plattform.- Dokumentengruppen – Container zum Sammeln von Dokumenten in Karten.
Benutzer können neue Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente direkt aus einer Karte erstellen und sie für andere Kollegen geöffnet lassen, um Änderungen vorzunehmen.
Jede Datei, die auf einer Karte angezeigt wird, wird gleichzeitig in der Dokumentbibliothek angezeigt, die in Bereichsdokumenten sichtbar ist.
Benutzer können ihre Dokumente auch auf Speicherplatzebene verwalten, indem sie Ordner erstellen und Dateien aus ihrem lokalen Speicher hochladen.
Gemeinsame Dokumenterstellung
KanBo unterstützt die Zusammenarbeit in Echtzeit, so dass mehrere Benutzer gleichzeitig an derselben Quelldatei arbeiten können. Die Änderungen werden sofort an allen Stellen in KanBo angezeigt, an denen das Dokument vorhanden ist, sodass jeder Zugriff auf die aktuellste Version hat. Benutzer können Dokumente direkt in ihrem Browser oder in einer Office-Anwendung bearbeiten.
Die dokumentenorientierten Funktionen von KanBo helfen Anwendern, ihre Ressourcen zu zentralisieren und den Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen oder Plattformen zu reduzieren.
Dokumentenquellen
Die Dokumentquelle ist eine wichtige Funktion, mit der Dokumente in KanBo verknüpft und organisiert werden. Benutzer können Dokumente aus verschiedenen Quellen, wie z. B. SharePoint, direkt mit Karten verknüpfen. Dies führt zu einer einfacheren Zusammenarbeit, einer besseren Versionskontrolle und Transparenz.
KanBo ermöglicht es Benutzern, zusätzliche SharePoint-Dokumentbibliotheken mit ihren Bereichen zu verknüpfen.
Zuerst müssen Benutzer die Dokumentbibliothek in KanBo registrieren und sie dann mit einem ausgewählten Bereich verbinden.
Erst dann können Space-Benutzer mit diesen Dateien auf Karten arbeiten.
Diese Funktion zentralisiert nicht nur alle projektbezogenen Dokumente, sondern reduziert auch das Risiko von Datenduplizierung und Fragmentierung über verschiedene Systeme hinweg.
Erfahren Sie mehr über Dokumentquellen.
Dokumentvorlagen
Dokumentvorlagen sind in KanBo integriert. Dabei handelt es sich um Dateien, die Sie mit KanBo verbinden und direkt von der Karte aus verwenden können, um neue Dokumente zu erstellen. Zu den Vorteilen dieses Prozesses gehören Zeitersparnis, Konsistenz in der Gestaltung, effiziente Zusammenarbeit und Qualitätsverbesserung der Unternehmenskommunikation.
Zusammen mit der Definition des Dokumentordners und den Kartenvorlagen können Sie die Struktur der Dokumentbibliothek des Unternehmens erstellen.
KanBo ermöglicht es Ihnen, komplexe Repositories zu entwickeln. Sie können Dokumente direkt von der Kartenebene aus erstellen und sicher sein, dass sie sich an der richtigen Stelle befinden.
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